売上を伸ばしてコスト削減する、上手な電話代行活用法

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売上を伸ばしてコスト削減する、上手な電話代行活用法

事例1 
電話受付を安いプランで丸投げして、折り返し連絡をしない。
説明 これは新規顧客を逃してしまい売上が減少します。信用も低下します。
電話受付を外部に委託しても、すぐに折り返し対応をしなければお客様は逃げてしまいます。

スタートプランでの上手な活用法(月額7500円~)
新規顧客と既存客、営業を仕訳して、新規顧客と既存客へ発信を速やかに行うと売上は伸びます。
一見携帯に転送するのと同じようで、無駄に思うかも知れませんが、電話オペレーターが出る安心感と一次受付をしてもらう事で発信する優先順位を変更できます。また打合せなどにも専念できます。

ポイント:スタートプランは一次受付と割り切って使う事が重要です。

営業

事例2

電話を受けた案件を全て報告させようとする

気持ちは理解できます。弊社では 新規顧客を重視しており、電話応対履歴はメール報告
で行う為、全てを報告すると重要な「新規顧客」のメールが埋もれてしまうと言う懸念を持って
います。弊社は秘書代行とはスタンスが異なります。 実りあって弊社との契約が存続されるという
考えである為、そもそも間違い電話、無言電話を報告するようなサービスは提供しておりません。
その代わり 着信履歴データ・受付履歴などはPC上からいつでも確認できます。

事例3

秘書代行なんて古い

事務所に居るような感じで電話応対をしてほしいと言われる企業様がまれにおります。これは
何を意味するのか?嘘である以上これは企業として信用されるのか疑念に思います。
大手企業でも実態は受付業務をアウトソーシングしております。それならば、受付部門(代表)として
弊社が電話応対をして、 おつなぎ転送「お客様との電話を切らずに担当者へつなぐプラン」
「一次受付センター」として名刺などに記載する方が余程良い事だと思います。
秘書代行なんて考えは古い・・。小さい会社を大きく見せる必要なんてございません。中身で勝負。

事例4

インバウンドとアウトバウンドを分けるだけで効率は上がる

インバウンド(受電)はスタッフさんのペースで応対できません。否応なく電話が入ってきます。
すると今やっていた仕事は止まり、その電話の為に資料を出したりと非効率なのです。
しかしアウトバウンド(発信)に専念するとスタッフさんのペースで仕事ができる為、業務効率は高くなります。 例えば、午前はミーティング、昼は外回り営業、夕方は発信業務と1日の業務計画をたてやすくなります。

事例5

事務員兼電話受付は必要ですか?

小規模の事務所で電話受付と事務員を兼務している中小企業が多いのですが、現在 事務員と言う
コストは本当に必要なのでしょうか? ソフトウェアを駆使して電話をアウトソーシングすれば事務員は要らない時代に来ています。適時に派遣などで補う方がコストコントロールできる企業となります。
また事務員の電話応対には営業的なスキルが低い事が多く、営業が外出時に電話応対をしていると新規のお客様を取り逃したりしてるケースも多く、その「報告がされない」ことが問題であると思います。

ポイント 浮いたお金は宣伝費に回す

事務員に月給15万円払うなら、自社でソフトを開発して(100万円程度)、電話をアウトソーシング、その他を徹底的に工夫すると1年で元が取れる
事務員コスト年間180万円  
自社ソフト開発100万円+電話代行(スタートプランのコール100で月額17,000円)年間20万4千円と一時派遣(時給2500円×96時間)年間24万円 合計は税込 約144万円  1年目にして36万円のコスト削減

2年目では
事務員コスト年間180万円
サーバー費用年間12万円+電話代行年間20万4千円、一時派遣が年間24万円 合計56万円
2年目は124万円のコスト削減

更に高いポイントは
通常事務員コストは売上に応じて事務員も増えていきます。ソフトウェアは売上が上がっても処理能力は
変わらない為、売上の変動関係なくコストが安定します。

図体が大きくて困っている大手企業は多くいます。逆風が吹くとたちまち赤字になり、図体が大きいだけにスピード感がなく、破たん、買収される形になります。経営はその時に応じてスピード感ある対応が迫られるだけに固定費を抑制した状態を保つことが重要なポイントかと思います。大きく見せるよりも「中身」が重要です。

図体が大きい

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