電話代行の活用メリットまとめ【経営者の方へ】

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電話代行の活用メリットまとめ【経営者の方へ】

電話代行の活用メリットまとめ【経営者の方へ】

電話代行・秘書代行は弊社で言いいますと「つなぎ約」
サービスから、FAQを積み重ねて弊社のオペレーターが
応対するプランもございます。
それ以外にもクレーム一次代行から解決サービス、メール
の受信・送信代行サービスと色々な業種に合わせたサービス
をご用意しています。

雇うより絶対安い電話代行

事務員・電話受付はもはや雇用する必要がない!
ソフトウェアを駆使すれば、コア以外の部分は全て
アウトソーシングできます。
固定費の削減。流動性のある経費
電話受付は正に人件費なのですが、そのコストに比べると
スタートプランで月額7500円~
ネクストプランで月額40000円~
と圧倒的にコストが違います。
固定費が安い企業は競争力・不可抗力に対しての耐性力が高いのです。

事務所には常時いるが、電話応対を避ける事で効率を上げる

弁護士・司法書士事務所などで事務所には常時いるが、
電話が鳴らないことで、業務効率は凄く上がることが多いのです。
面談中に電話が鳴るのと鳴らないのでは大きく違います。
面談終了後に速やかに電話をして行く方法

営業のアウトバウンド編(発信業務)

営業のアウトバウンドをしている場合、アウトバウンドに専念して
着信を見てお電話して頂いたお客様には、アウトバウンドリストに
追加して、順番にアウトバウンドを行う。発信したり、電話を受けたり
すると、これも効率が下がる。誰に発信しようとしているか?知っている
状態で電話をするのと、突然かかって来て、データや書類を出して応対する
のでは1分、2分のタイムロスが発生します。

1人で経営している小規模企業・個人事業

これは正に自由度を高める為に、発信と受信を分ける必要があります。
どうしても一人経営ですと携帯に直接電話が鳴ってしまう事が多いと
思いますが、発信専用の携帯を使用して、その携帯に着信時は転送される
仕組みを構築すると接客中や打ち合わせ中、移動中などに着信による電話
応対を回避することができます。
<名刺などには受付は外部へ委託している旨記載しておくと良いでしょう>
業務の効率や営業時間を守る意味では外部委託(電話代行)を活用するのは
賢明です。携帯へ転送している個人・法人から1つステップアップすると
今まで逃していたお客様を確実に取ることができます。
月額7500円のスタートプランを推奨します。

便利な機能を紹介

代表電話のように、お客様からのお電話に対して電話を切らずに
おつなぎする事も可能です。
①新規顧客対応
②担当者宛て対応
③クレーム対応
など。

無償提供されるAFクラウドは双方向の為、リアルタイムにマニュアル変更
が可能です。
突然の外出なども、全てPC・スマホ上でマニュアルを変更することが可能です。

電話代行は上手に活用すればコストを削減できると共に、従業員が辞めてしまうリスクや心配、労務費、求人費用などを考えるとかなり激安の領域です。委託するとその会社の専門性には劣りますが、電話代行の応対力は勝ります。そこを割り切る必要はあります。但し、従業員が経営者の思い通りに業務を行ってくれるとは限りません。その精神的ストレスを考えればやっぱり電話代行を活用するのが賢明です。また電話代行では受付記録がデータとして残ります。AFクラウドには契約期間中の記録がいつでも検索できる状態になります。

売上が右肩上がりの2社の絶好調の企業があったとして、 2つの違いはA社は自社で絶好調の会社、Z社はアウトソーシングで絶好調の会社。

A社は自社運営、Z社はコアの部分以外はアウトソーシング。
従業員で例えるとA社は50人、Z社は10人。
利益率はA社の方が高いし、入居している事務所も大きく綺麗です。落とし穴は減価償却が必要な設備投資。
設備投資は償却期間最低でも5年から7年、そうすると絶好調な経営が5年、7年と
長く続けば良いのですが、つい最近まで売上最高更新などと言われていた企業が
ガタっとくる。これがグローバル化の怖さ。
経営は最高益の後に20%減など当たり前のように起こります。
そんな時、A社側はコストカットに大きな時間を割く事になります。
事務所の閉鎖、移転、事務機器の処分(償却前処分=損失)、キャッシュが
どんどん目減りして行くことになります。
A社は利益率は高いのですが、実はキャッシュが少ないのです。(一般例)
Z社は利益率は劣るのですが、キャッシュが豊富なのです。

なぜかと言うと 設備投資費用が抑えられており、経費のほとんどが1年の決算で計上でき、
また景気の変動に対してもアウトソーシングですとそれに添う形で経費が落ちていくので、
コスト削減をする動きが最低限でできるのです。

ここが大きな違い。自社サービスが売りです。と言っていても、時代の変化のスピード感を見れば
アウトソーシングした方が賢明な手段であることは間違いありません。

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