利用例の提案
働き方改革の第一歩として電話代行を活用
施設・病院などのメンテナンス会社の利用例
月に数本の夜間・深夜などの緊急メンテナンスの対応を常駐体制から自宅待機制に変更することで、スタッフが在宅待機になることで、家族との時間や自分の時間を多少なりも改善。働き方改革の第1歩として、まずは電話受付を電話代行へ委託して、メンテナンススタッフを自宅からの出動体制に切替えました。
電話代行を導入して変わる業務の流れ
夜間深夜の電話受付を委託することで、急ぎではない案件と急ぎの案件の仕分けを行うことにより、業務の効率化が図れる事を見込めます。また出動中の電話対応は携帯へ転送した流れも解決することになり、作業中の電話応対がなくなりました。
電話代行の活用ポイント
電話代行に依頼することで、受付記録や電話の件数も把握できる事から、これを基に統計を取り、人員配置の見直しを行い、人件費の削減と、24時間コールセンター設置会社として、積極的に営業をかける体制を構築して契約物件数の増加を狙っていきたい。
費用対効果はどうか
統計をしっかり取って、無駄なコストを削減し、積極的な営業戦略を行い身を結ぶ事ができれば費用対効果はかなり良いと思います。中小企業では到底実現できない24時間体制の電話受付の部分だけでも安いランニングコストで構築できる点はメリットは大きいと思います。
これからの課題
メンテナンス力に強みを持つ企業ですが競争も激しい業界であります。コールセンター部分を全て委託できるようなにすれば、経営資源をメンテナンスに集中できる為、効率的な経営ができると考えています。それを念頭に人員の配置を再度検討し、既存のソフトウェアの改良なども進めて改善を図り、将来的には現場と受付を完全に切り離すことで社内感の甘えなども解消できればと思います。
| 契約内容とプラン名 | 内容 |
|---|---|
| 業種 | 病院・商業・宿泊・マンション施設の設備のメンテナンスなど |
| 想定されるお問合せ内容 | 設備の不具合などのお問合せ |
| マニュアル内容 | 用件を聞いて緊急案件か、翌日対応かをオペレーターが仕訳 |
| 契約プラン | 保守連動プラン、18時～翌10時まで、月間コールプラン１００ |
| オプションサービス | おつなぎ転送 |
| 月額料金 | 71,000円（税別） |
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