日本経済新聞 全国版朝刊 2月19日号掲載 アフターコールナビ

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仕事の電話を携帯へ転送するのはNG

インターネットなどでお問合せをする時に携帯電話へ転送されているような
状況はお客様にとってはかなり不安な印象です。
お問合せ時間が記載していて営業時間内のはずなのに留守番電話になってしまう。
これはかなり機会損失が多いはずです。

メール問合せを誘導しても、電話で確認したいのがお客様心理

メールが本当に届いているか、ちょっと確認したい、商品を注文する場合などは特にその会社の印象を確認したいというお客様は多くおります。
ホームページに電話番号が記載していないサイトからは何か商品やサービスを購入するのは
難しい。もちろん大手サイトならば別ですが、中小企業のサイトはお問合せ窓口は必要です。

開業して間もない為、コストを抑えたい事業主様必見です

電話代行を利用することは必須です。それは「電話がつながる」状態を維持することがお客様への信用・信頼の証となります。月額7500円の費用は払う価値があります。

電話代行も上手に使えばこんなに便利

少し外出したい時、打ち合わせ、接客中の時に電話が鳴ると、話が途中で止まってしまう事は多々あると思います。そんな時は電話代行を契約しておけば、好きな時に転送ができます。
転送方法は簡単、各キャリア、NTTであればボイスワープ機能を申込すれば、電話機で簡単に転送先が設定できます。またボイスワープ機能には更に便利な機能が、無応答時転送機能。
例えば電話が3コールしても出ない場合は、転送先へ自動で転送するという機能を使うことで、
3コール以上の場合は電話代行会社へつながる仕組みを作れます。

アフターコールナビの便利な機能

急に外出になった、帰社は16時頃、急に出張になった、本日は戻らないなんてケースもございます。そんな時も当社のソフトにアクセスして告知する事ができます。
当社のオペレーターはその告知を見て、対応方法を変更致します。

本日は出張の為、お電話は翌日に午前中になります。

これをお客様に伝える事で「お客様は待って」くれるのです。

大きな会社よりもコンパクトな会社作り

その会社の得意分野はコアとして、内制化する事は非常に重要です。しかしそれ以外は全て外注化することで、本業に集中することができます。
たがが電話受付にしても、オペレーター1人採用し、教育し、設備・机などを用意すれば結構な費用がかかります。もう一つ盲点は一人・二人のオペレーターでは工夫がなくなる、社内競争が起こらない事も盲点です。オペレーターと言っても中小で2名雇っても電話が鳴り続ける事はない為、他の仕事を兼務させているのが実情ですが、経営者の意図に反して、中途半端な仕事しかしない事が結構多いのです。

事務員人件費は早めにカット

電話受付を外注化しても、事務作業というのはあります。しかしそれは自社ソフトを開発することで事務も外注化できます。これで全ては外注化できます。これを一度構築してしまえば、売上がどれだけ増えようと、外注費が上がるだけでそれ以外のコストは一切かかりません。
売上が下がった場合も自然と費用も下がります。

ポイントは事務作業をソフトウェアにすること。ヒントは携帯電話の店舗を見るとわかります。

契約に携わっているスタッフが、あの複雑な料金や審査などを簡単にできるのは、特殊な教育や訓練を長くされているからではありません。カウンターの横にあるパソコンが全てを教えてくれているのです。だから難しい契約や、注意事項などを全店舗で周知できるのです。

業務のほとんどを「外注化」できるような会社の設計が重要です。

転送利用手順

進化するクラウドシステム

雇うより絶対安い電話代行 雇うより絶対安い電話代行

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