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日本経済新聞 全国版 朝刊 6月10日号掲載 電話代行のアフターコールナビ

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アフターコールナビは電話代行の利便性やデメリット、活用方法で効率が上がる、コスト削減効果などを客観性を持ってお伝えする為、外部に記事作成を依頼し出稿しております。

常に電話対応に追われて、社員や自分のタスクが進まず、電話代行を考えている人いませんか?この記事では電話代行業者の選ぶポイントについて紹介します。

コロナ禍におすすめ!電話代行で業務効率化!

新型コロナウイルスが流行り企業は、テレワークが推進されています。しかし、電話応対を行っている企業だと社内に対応する人が必ず一人は必要で、テレワークの完全移行は難しくなります。

そこで、電話代行業者を使い電話業務の代理をしてくれることで、社内に配置する人員を減らすことができ、テレワークへの移行もやりやすくなります。また、スタートアップ企業など社員の人数画少なく、社内のサポート体制が整っていないと、エンジニア職、営業職関わらずに電話応対に追われることもあるでしょう。電話が常になっている状況では、本来のやるべきタスクに集中できません。電話代行サービスを使えば、電話応対に追われることがなくなるため、自分の仕事に集中でき、業務効率化ができます。

電話代行業者を選ぶコツとは?

電話代行サービスを導入することでテレワークの完全移行ができたり、本来の仕事に集中できることが理解できたと思います。次は電話代行業者の選ぶコツについて紹介します。

サービスの質は重要

電話のオペレーターは会社の顔といっても過言ではありません。そのため、オペレーターの数はもちろんですが、電話の受け答えは非常に重要です。電話は最初の受け答え一つで印象が変わるため、サービスの質が悪いと会社の信頼を落としかねません。また、電話代行をお願いしているのに応答率が悪ければ話にならないため、応答率の確認もしましょう。また、かかってきた電話内容の報告をどう行うのかについてもしっかりと確認するのも重要です。電話の内容に対して適切な報告をしてくれる業者を選ぶようにしましょう。

スタッフの教育がされているか

電話代行を選ぶコツとしては、スタッフの教育がしっかりとされているか確認しましょう。正しい日本語が使えるのはもちろんですが、大切なお客様とのやり取りを代理で行います。そのため、個人情報を取り扱うことも多々あるでしょう。もし、スタッフの教育がされていないと、この個人情報が漏れてしまう可能性もあるため、定期的に個人情報を取り扱う指導や研修が行われているか確認してみてください。

契約時に最良のプランを出し、金額は妥当か

電話代行業者の中には利益を出したいために、不要なオプションを提案することもあります。電話代行をお願いする企業の話をしっかりと聞いて、本当に必要なサービスだけ提案をしてくれるかも重要です。また、コストだけを見て低価格の業者を選定するのもおすすめしません。料金だけを見てしまうとサービスが不十分で、お客様との信頼関係を崩してしまう恐れもあります。そのため、料金だけで判断するのは辞めましょう。

 まとめ

電話代行業者の選ぶコツについて紹介しました。料金も大切ですが、サービスの質や個人情報を取り扱うため、スタッフの教育が徹底されているかが重要です。ここを考えずに選んでしまうと、お客様の信頼関係が崩れてしまい結果、損してしまう可能性も。料金、サービスの質、スタッフの教育がしっかりされているか確認して、優良な電話代行業者を選び、業務の効率化を図ってみてください。

 執筆者 岩翔

略歴 短大卒業後、大手のコールセンターに勤務。その後は、興味を持っていたITのサーバエンジニアに転職。その傍らで、ライター業を営む。現在3年目。

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