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士業に電話代行サービスは効果的!業務効率を上げる活用のポイント

電話代行は士業における業務効率化に大きな貢献をすることを知っていますか。弁護士や司法書士、行政書士や税理士などの様々な方が事務所を設立して専門的なサービスを提供していますが、業務が滞って苦労していることはよくあります。そこで、この記事では電話代行サービスをどのようにして使うと効果的なのかを紹介します。

士業は業務範囲の広さが問題を生む

士業の業務効率が低下する原因として対応できる業務範囲が広いことが挙げられます。弁護士を例に取ると法律の全般的な専門家として個人からも企業からも認識されているため、様々な分野法律相談の電話を受けることになります。借金や離婚、交通事故や医療ミスなどについて相談したい個人からも、国内や海外との契約について法務的なアドバイスを受けたい企業からも問い合わせがあるでしょう。刑事事件に関連する問い合わせがある場合もあります。

法律事務所を構えているなら複数人の弁護士が在籍していて、それぞれが専門性を持っているのが一般的です。民法に詳しい人、国際法に強い人、刑法に関する経験が充実した人など、それぞれが強みを持っているので依頼があったときには専門性が高い弁護士が担当するように振り分けるのが基本です。電話を取った人が自分が得意とする分野の相談を受けられれば良いですが、専門外のこともよくあります。じっくりと話を聞いて専門外だとわかった時点で、担当者に電話を転送することになるでしょう。電話をした顧客は転送された後でまた説明をしなければならず、大きなストレスを受けることは否めません。電話を受けた人も無駄に業務時間を費やしたことになります。

このような事態を避けるために電話窓口を複数設けることも可能です。ただ、顧客の立場になって考えると、どの窓口に相談すれば良いかを判断するのが難しいと思うでしょう。例えば、交通事故や離婚、国際契約などの国際法関係、刑事訴訟の弁護と分けられていたときに、借金に関する相談をするにはどこに連絡したら良いかわからないということになります。結果として相談を諦めてしまい、他の法律事務所に電話することになりかねません。

電話代行で問い合わせの仕分けをして効率化

士業における電話による問い合わせの課題を一挙に解決できるのが電話代行サービスです。電話代行を業務効率化に活用するポイントは問合せの仕分けを依頼し、電話窓口を一本化することです。顧客は相談したいと思ったときに電話番号が一つしかないので迷うことはありません。その電話には電話代行のスタッフに出てもらい、基本的なヒアリングをして誰が担当する相談内容なのかを判断してもらいましょう。振り分けの仕方をマニュアル化して渡すだけで柔軟に対応してくれます。このような仕分けを電話代行に任せてしまえば、誰もが自分の専門業務に専念し、自分の専門外の相談に関する電話に出て無駄に時間を取られることがなくなるでしょう。

さらに、顧客から相談された内容の簡単なメモを電話代行のスタッフからメールで転送してもらうのが合理的です。顧客が再度詳しい説明をする必要がなくなるのでストレスが軽減されます。また、要点のメモが手元にあると電話が転送されたときにスムーズにコミュニケーションを取れます。電話代行ではヒアリング内容を書き留めて送るサービスをおこなっていることもあるので、導入時には併せて検討すると業務効率が飛躍的に向上するでしょう。

電話代行に仕分けを依頼して業務効率を上げよう

士業は業務範囲が広く、相談内容が多岐にわたっているために電話対応の負担が大きくなる傾向があります。専門的な立場で対応できる担当者にスムーズに電話がつながるように電話代行に仕分けを依頼するのが効果的な対策です。業務効率が上がるだけでなく、顧客の満足度の向上にもつながる方策なので積極的に導入を検討しましょう。

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