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電話代行とは?メリットや費用について詳しく解説

電話代行の役割とは?

今や通販時代と言っても過言ではないほど、通販で買い物をする人は増えているのです。それはインターネットの普及が大きく影響していますが、実はまだまだ電話で通販の申し込みをする人も大勢います。しかし、お店や企業にとって、通常業務を行いながら通販の電話対応もするのは大変です。電話対応専門の人材を確保するのにもコストが掛かるため、できれば避けたいものでしょう。そのような時におすすめなのが、電話代行サービスになります。電話代行の役割は、依頼主である企業やお店の電話対応を専門のオペレーターが代わりに行うことです。電話代行を利用すれば、24時間365日電話がつながる会社にすることも夢ではありません。

電話代行を利用するお店側のメリット

電話代行を利用した場合のお店のメリットを、ここで確認しておきましょう。

#大切な電話を逃さずにすむ
電話代行は常にオペレーターが待機しており、複数の電話が同時に掛かってきても問題ありません。今まで後回しにしていた大切な電話も、すぐに対応できるようになるのは大きなメリットです。また、なかなか電話が繋がらずに切ってしまっていたような顧客も取りこぼさずにすむでしょう。

#コスト削減に繋がる
電話代行サービスは、自社で電話対応専門のスタッフを雇うよりも費用が抑えられるのがメリットです。電話代行サービスの料金プランは、基本的に月額固定と月額基本料+従量制の2種類があります。自社の受電回数に合わせてプランが選べるため、低コストで済むというわけです。また、電話対応専門スタッフを雇った場合に比べると、求人費や教育費、交通費なども削減できます。

#本来の業務に集中できる
電話はいつ掛かってくるのか分からないもので、通常業務をしながらすぐに対応するのは非常に困難です。掛け持ちで対応していれば、いずれは本来の業務に支障が出るでしょう。しかし、電話代行を利用すれば、電話を気にすることなく本来の業務に集中できます。さらに、不要な電話に対応しなくても良いので、その分に割いていた時間も業務に充てることが可能です。業務に集中できるため、ゆくゆくは企業やお店の業績アップにも繋がると考えられます。

#お店の信頼度が増す
電話に出ない、または電話がなかなか繋がらない企業は、それだけで顧客からの信頼が下がる場合もあるのです。一方、電話代行を利用するとすぐに電話対応をしてくれるため、顧客からの信頼を失うリスクを減らせます。それだけではなく、電話代行のオペレーターは質の高い教育を受けたプロであるため、電話の対応が良く顧客からの信頼が増す場合もあります。

電話代行の費用について

先程も軽く触れていますが電話代行の料金プランには、大きく分けて月額固定料金のものと月額基本料+従量制のものの2種類があります。月額固定料金プランの費用は高めになりますが、受電数に制限がない場合も多く、電話がたくさん掛かってくる企業に向いているプランと言えます。一方、月額基本料+従量制プランは、基本料は低めに設定されている場合が多いのです。そこに業者ごとに決まっている1コールあたりの料金が、受電数によって加算されていく仕組みとなっています。 

こちらは電話が掛かってくる回数が少なめの企業に向いているプランです。また、月々で受電数の差がある企業にも月額基本料+従量制プランが向いています。つまり、電話代行は、受電数が多い企業も少ない企業もお得に利用できるようになっていると言えます。仮に、自社で電話対応専門スタッフを雇ったとすれば、電話が多く掛かってくる企業でも少ない企業でも、人件費や求人費などに大きな差はありません。その上、受電数が多い月も少ない月も、基本的に毎月同じ賃金を支払うことになります。これらを考慮してみれば、電話代行のコスパの良さは一目瞭然でしょう。

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