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不動産会社を対象とした駆けつけサービス付きの電話代行についてとそのメリット

電話を取るためにスタッフを置くという従来の姿勢に加え、電話代行サービスを使う企業が増えています。その背景には、人件費を圧縮したいという企業の考えに加え、電話代行サービスが以前に比べて使い勝手の良いものになっていることが挙げられます。本来の電話代行の役割は、会社にかかってくる電話を従業員の代わりに取る、秘書的な業務でした。近年では、相手先の情報や問い合わせ内容などを聞き、メールや携帯電話などに連絡してくれるサービスが一般化しています。また、従業員のスケジュールをあらかじめ登録しておくと、戻りの時間や出張の期間などを電話口の相手に伝えるサービスもあるようです。加えて、営業時間外であれば、その旨をアナウンスするように設定できます。

昨今では、世の中のニーズを反映し、従来の電話代行の役割を超えたサービスも登場しています。その一つが、不動産管理会社を対象とした、入居者向けの駆けつけサービスが付いた電話代行を展開するコールセンターです。こちらは、単に電話の取次ぎをするだけでなく、かかってきた電話の内容によって、電話代行サービス会社が問題解決のために能動的に動くサービスとなります。

駆けつけサービス付きの電話代行を使うメリットの一つは、トラブルが起きている現場に駆け付けるまでの時間を短縮できることです。一般的な電話代行サービスを使った場合は、トラブルが起きたことを知らせる連絡が電話代行会社側から不動産管理会社に入り、そこから問題解決ができそうな会社に連絡を入れ、時間調整などを行って現場に向かいます。時と場合によっては、電話代行サービス会社からの連絡電話をとることができず、対応が遅くなることもあるでしょう。仮に、タイムリーに電話をとることができたとしても、日ごろ、あまり発生しないトラブルだと対応に手間取ることも考えられます。その点、駆けつけサービス付きの電話代行では、対応方法がマニュアル化され、関係各所との連携もスムーズなので、入居者の不安な時間を短くすることができます。

入居者への対応がマニュアル化されていることは、他のメリットを生み出しています。駆けつけサービスを展開するコールセンターでは、日ごろの業務を通して、どんな問い合わせが多いのかを把握しています。そして、入居者が満足できる電話対応を目指して、定期的にマニュアル整備や改変を行っているようです。入居者を安心させる電話対応とともに、解決までの時間を短縮するための会話術などもマニュアルに盛り込んでいます。そのことで、入電初期の段階で問題の本質を見極めることができ、二度手間、三度手間を省いて、素早い問題解決を図ることができます。

実際にどんなサービスが展開されているか

不動産管理会社を対象とした駆けつけサービス付きの電話代行は、さまざまなコールセンターが取り扱いを開始していて、サービス内容も各社で異なります。どんなサービスが展開されているかを大まかに知っておくと、自社に合ったプランを選ぶのに役立つことでしょう。

一例として、アフターコールナビは、入居者トラブルの解決スキルが高いのが特徴です。水漏れやトイレのつまりなどに加え、階下への漏水などを含む水回り全般の問題に対応できます。加えて、安否確認や鍵開けのサービスにも対応しており、なるべく時間をかけずに解決に導くことができます。不動産に関連して幅広い対応を期待できるのが、CallCenter電話代行システム24です。トラブル時の入居者サポートだけでなく、賃貸物件の内見予約受付や物件情報のFAX送信なども行っているのが特徴です。不動産管理会社は管理だけでなく、営業にかかる時間やコストを大幅に削減できるかもしれません。

スマサポは、ホームセキュリティ会社のセコムと提携し、入居物件でトラブルがあった場合は、24時間365日対応で駆けつけるサービスを展開しています。ネームバリューがあるセコムと提携することで、入居者に対して管理費用の正当性をアピールできるとして、人気が上がっています。