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電話代行には多くのメリットがあります

＃安心して仕事に集中できる
依頼者からの電話に対してオペレーターが代わりに対応し、必要な案件のみを取り次ぐことが電話代行の役割です。電話代行のメリットとしては、オフィスに誰もいない状態でも、電話代行が代わりに対応してくれるので、安心して外出できることが非常に大きいでしょう。また必要な電話のみを取り次いでくれるので、勧誘などの煩わしい電話を気にすることがなく、集中して業務に取り組めることもメリットとして挙げられます。

＃コストカットし会社の信頼を上げることができる
電話対応を社内の人間にお願いする場合、それに伴う人件費や、電話対応できる人材を雇用するための求人費、面接費、採用費もかかってしまいます。しかし電話代行では1ヶ月にかかる費用がある程度計算できるようになり、また電話対応する人手不足の解消にも繋がるため、結果としてコストをカットすることができます。さらに電話代行のオペレーターは電話対応のプロですので、依頼者に不快感を与えることなく対応してくれます。そのため会社の信頼度向上にも繋げることができます。

＃電話対応の質が落ちず、余計な準備が必要ない
電話対応とよく似たサービスに、コールセンターがあります。コールセンターは一般的に、大規模な運営がされており、数十人のオペレーターで対応しています。そのため対応スタッフによって対応の質が変わる可能性があります。またコールセンターはコールセンター用の専用番号を持っていることが多いため、コールセンターに依頼する場合は、会社とは別の番号を持ち、確認がやや煩雑になります。一方電話代行は、小規模で運営しており、依頼元の企業の事務スタッフという立ち位置で対応してくれるので、別の番号を用意する必要がなく、確認も簡単です。

Eコマースや働き方改革による電話代行の需要拡大

オンラインショップやネットオークションなどのEコマースの拡大による電話対応の増加や、働き方改革によるテレワークの推奨に伴い、社内の電話回線や内線が使えなくなってきていることを背景に、電話代行の需要は高まりつつあります。また社内業務の効率化や生産性の向上、時間外労働などの労働環境の是正が叫ばれるようになり、電話業務の負担を減らすことがトレンドとなっています。今後、電話代行を導入する企業が続々と出てくる可能性は大いにあるでしょう。

あなたの会社に合う電話代行の選び方

電話代行を導入する際に、どのようなポイントを見て、どの業者にお願いする必要があるのか、いくつかのポイントをまとめました。ポイントごとに検討している業者を比較し、あなたの会社に合った業者に依頼することで、電話業務の効率化を図っていきましょう。

＃対応時間
最初に必ず確認する必要があるのが、その業者の対応時間です。業者によって対応時間は様々ですが、365日24時間対応している業者もありますので、取りこぼしを1件でも無くしたい場合は、365日24時間対応してくれる業者に依頼することをお勧めします。

＃料金プラン
依頼する際にやはりネックになるのが料金プランです。電話代行の料金プランは、月額固定プランと成果報酬型プランの2種類に大別されます。月額固定プランでは、受電の上限回数が基本料金によって決まっており、上限を越えると割増で料金が発生するプランです。一方成果報酬型プランは、1コールあたりにかかる料金が設定されているため、受電数によって料金が変動します。どちらのプランにするかは、あなたの会社の受電の傾向を見て判断しましょう。

＃内容の共有手段と柔軟性
受電された内容を確認する手段は様々ですが、あなたの会社の業務で使っているツールで連絡が可能かどうか、必ず確認しておきましょう。また電話代行の業者はそれぞれ様々なオプションを用意しているので、検討している業者がどのようなオプションを展開し、より柔軟に対応ができるかも確認しておくことをお勧めします。そうすることで電話業務の効率化を更に推し上げることに繋がります。