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起業したばかりの時こそ!電話代行サービスを導入するメリット

電話代行サービスは起業したての会社を助けてくれる

起業したての会社は、ビジネスを軌道に乗せるための営業や商談、会議に外勤と時間に余裕がないものです。その一方で、顧客からの問い合わせにはスピーディな対応と正確な受け答えをして、信頼を勝ち取っていく必要があります。顧客からの信頼を「貯めていく」ことは、起業したばかりの会社にとって最も大切な仕事の一つ。しかし起業時は従業員の人数も少なく、電話にかかりきりになるわけにもいきません。大切な電話をうっかり取りこぼしてしまうことは絶対に避けたいミス。その大事な起業後の電話対応に一役買ってくれるのが「電話代行サービス」です。

電話代行の役割は主に、会社にかかってきた電話を従業員の代わりに一次対応することです。セールスや勧誘といった不要なものは除外した上で顧客の氏名・連絡先・用件などをしっかり報告してもらえるので、仕事以外の問い合わせに一々時間を取られることがなくなります。まとめて報告してもらえることで用件の優先順位がわかり、効率よく折り返し電話をすることも可能になります。また、電話の前に考える時間もできるので、受け答えを事前に準備してから顧客対応することができます。はっきりとした回答は、顧客からの信頼を得るために欠かせません。

コールセンターへの委託だと会社とは別の電話番号を使うことになりますが、電話代行であれば会社の固定番号で顧客からの電話を受けることができます。電話に出たときに契約企業名を名乗るという所はどちらも同じですが、コールセンターのオペレーターは「契約企業のコールセンタースタッフ」として対応します。しかし電話代行は「会社内の事務スタッフ」として対応するので、オペレーターは自らの電話対応の質が契約企業からの信用に直接関わることを強く認識している人がほとんどです。そのため、高い対応スキルを維持できるようにスタッフの教育や研修に熱心に取り組んでいる電話代行サービスが多いことは、起業後間もない会社の窓口を安心して任せられる要素の一つです。

電話代行のオペレーターは対応のプロなので、業務内容を教育する必要がありません。電話対応を専門とするアルバイトを雇う場合、会社の事業内容や知識を教えたり、対応方法やマナーを指導する時間が取られます。教育費用もそれなりにかかってしまうのは、コストをなるべく減らしたいと考える起業間もない会社にとっては少々痛手です。アルバイトを教育する時間や費用は極力抑えたいもの。その点、電話代行であれば電話対応マナーはもちろんのこと、イレギュラーな電話にも対応できるスキルを既に習得しています。サービスによっては、会社の事業内容を事前に把握したオペレーターにすぐ業務を始めてもらえます。しっかり研修を積んだオペレーターが会社の窓口である電話対応をすることで、誠実な会社という印象を与えることも可能でしょう。

起業したばかりの会社は、予想外の業務や細かい仕事に思いがけず時間を取られるものです。なるべく早いうちに事業が回っていくよう経営だけに専念したいものですが、それが可能な会社は決して多くはないでしょう。そんな起業時の悩みを減らすことのできるサービスが電話代行です。重要な仕事の機会損失を防ぐためにも、確実に電話を取れるスタッフを配置することは重要です。会社の固定電話にかけると必ず繋がるということも、顧客にとってはかなりの好印象なのではないでしょうか。

会社における電話代行の役割は、想像以上に大きいもだのと言えます。ビジネスを順調に進めていくためにも、そして顧客の信頼を得るためにも、電話代行サービスを取り入れることは良い選択ではないでしょうか。起業した会社を軌道に乗せる助けとなるでしょう。

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