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電話代行サービスを導入するメリット

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは自社で行う電話対応を、プロフェッショナルであるオペレーターに外注してやってもらうサービスです。代行会社がコールセンターを設置してオペレーターを常駐させる方式と、会社に直接オペレーターを呼ぶ方式の2つのやり方が存在します。外出が多く中々会社に人を置けない業種や、中小企業で余剰人員を割けないような所に重宝されています。電話代行の役割は契約した会社から負担となっている業務を取り除いて、本業に集中できるようにすることと言えるでしょう。

電話対応の内容やレベルはプランによって異なります。社員への取次だけのシンプルなものから、商品やサービスを説明してくれるものまで細かく分かれているのです。対応してくれる時間や期間も契約によって違っていて、営業時間内のものから24時間対応をしてくれるものまで幅広く用意されています。土木業界や法律業界等は専門知識を必要とするので、それぞれの業界に特化した代行サービス会社を見つけて契約を結ぶといいでしょう。

電話代行サービスを頼むメリット

電話代行サービスを頼んだ場合、契約した企業はどんな利益を得られるのでしょうか。ここでは電話代行サービスを利用することで得られるメリットを、一つ一つ確認していきます。
♯重要な電話を逃さない
かかってくる電話の中には、すぐに対応しなければいけないものも含まれています。社員が外出して日中は人がいない会社や、社員の人数が少ない会社は重要な電話を取り逃してしまいかねません。電話代行サービスを頼むことによって、重要な電話を取り逃すことによる信頼の低下を防ぐことが期待できます。

♯業務の効率化
電話に出ることによって、現在行っている作業が中断されてしまいます。電話の取次やかけ直しなどの対応に時間が割かれることで、本来やらなくてはならない仕事の完成が遅れてしまうでしょう。電話代行サービスを利用することによって、本来の仕事に集中できる体制を構築することができます。その結果社員の集中力は上がり、仕事が効率的に行えるようになるのです。
♯無駄な電話対応を削減できる
電話対応の中には、成約に直結しない説明や案内等も含まれます。全ての電話対応をコールセンターに集約化することで、社員による対応が必要なものだけ、取次を行うことができるようになります。その結果電話対応に取られる労力を削減して、社員の健康を保つことができるでしょう。

♯採用コストの削減
新たに自社で電話対応要員を確保する場合よりも、コストをかけずに済みます。電話対応は専門の知識を求められる場合も多いので、人件費だけでなく教育のためのコストもかかってきます。電話代行サービスなら必要な人材を安価に利用できるので、自社で雇うよりも費用がかからずに済むのです。
♯信頼度をあげる
経験を積んだ電話対応オペレーターなら、顧客の疑問や不満に適切に対応することができます。丁寧に質問に答えることで、顧客の信頼を勝ち取ることが期待できるでしょう。

♯幅広い連絡方法を用意できる
電話を承った時に、すぐに担当の社員と連絡が取れるとは限りません。その場合電話だけでなくメールなどでも連絡できます。どんな状態でも連絡が取れることで、安心して仕事に取り組むことができるでしょう。
♯詳細なプランが用意できる
時期や時間帯によっては仕事が忙しくないので、自分たちで電話対応をしたい場合などが出てきます。そのような時でも直ぐに対応することができます。通常の対応に戻したいときなども、面倒な手続きを経ずに切り替える事も可能です。

♯専門的な知識も期待できる
電話代行サービスの中には専門知識を必要とするような、業界に特化したサービスを展開している所もあります。建設業界や不動産業界に所属している企業は、専門に特化した電話代行サービスを受けることで仕事の効率化や、顧客の信頼を獲得することができるでしょう。

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