お役立ち情報

電話代行サービスによる業務改善は使い方次第！

お客様や取引先からの電話を代理で受けたり、電話営業を行ったりするのが「電話代行サービス」です。電話代行の役割は、現場の生産性向上にあるといえます。この段落では、サービスの使い方次第で業務効率は変わってくる点を解説します。

#課題を整理してから依頼する
さまざまな業者が電話代行サービスを行っているので、選び方は非常に重要です。まずは自社の課題をしっかり分析しましょう。「クレーム対応に時間がかかっている」「人手が不足している」など、企業ごとの課題が見えてくるはずです。それらを踏まえ、課題克服につながるサービスを提供している業者に相談します。また、電話対応だけでいいのか、メールの受信まで任せるかなど、依頼する範囲もはっきりと決めておきましょう。

#事前の打ち合わせは徹底的に
業者を選んだら、今度は打ち合わせに入っていきます。このとき、お客様から電話応対の現状、サービスへの要望や注意点を徹底的に伝えましょう。打ち合わせが詳細になるほど、業者からも最適な提案をしやすくなります。さらに、代行サービスが始まってからのトラブルも起こりにくいといえます。お客様と業者の間で電話対応への共通認識が生まれ、サービスの質が向上するのです。

電話サービスの価格は何で決まる？オプションも解説

実際に電話代行サービスを頼むとき、気になるのは費用面でしょう。ここからは、電話代行サービスの相場価格やオプションについて解説します。

#月額は1万～1万5000円ほど
業者によってサービス内容、ターゲット層が変わってくるので、電話代行の相場価格はなかなか断定しにくいといえます。あくまでも目安としては、平日のみの対応で月額1万～1万5000円ほどです。年中無休で24時間対応を依頼するなら月額5万円を超えることも珍しくありません。ネット通販の電話や受注代行になれば、月額10万円前後にもなりえます。

#電話代行にはどのようなオプションが？
基本的な料金プランに加え、オプションを利用することで電話代行サービスの費用は高くなっていきます。お客様の業界、要望によっては多少料金が上がっても、オプションを追加したほうが効率的な場合もあるでしょう。たとえば、「専任制」の電話代行はやや料金が割増です。このオプションでは「兼任制」のサービスとは違い、1人のスタッフが継続して特定の相手からの電話を担当し続けます。サービスに継続性と一貫性が生まれるのは大きな魅力です。そのほか、予約管理やシステム登録といった、複雑な業務を電話対応からの流れで任せるときも追加料金は発生します。

オプションではないものの「専門的な電話対応」も割高になる傾向が顕著です。不動産業界、法律業界などの電話対応では、スタッフにもある程度の知識が求められます。その分、特別料金が加算されるケースも多いのです。

電話代行サービスの品質を見極めるために重要なポイント

価格だけではなく、電話代行サービスの品質も考えて業者を選定しなくてはなりません。この段落では、業者の品質を見極めるポイントについて解説します。

#対応をデータ管理できている
スタッフによる電話対応の内容をデータ管理できている業者は、品質向上に積極的だといえます。対応に安定性が生まれ、電話をかける側からの信頼を得やすいでしょう。たとえば、オペレーターの評価を順位付けし上位者には報奨がある業者などがおすすめです。このとき、上司の感覚でスタッフを評価しているのではなく、通話時間や顧客満足度といった客観的数値に基づいていることが大事です。

#マニュアル作成のノウハウがある
電話代行スタッフへのマニュアルが緻密に作られていると、個人による品質の差が生まれにくくなります。また、スタッフに専門的な知識がない分野に関しても、マニュアルを見ながら基本的なやりとりが可能です。こうしたマニュアルは、お客様とサービス業者がやりとりを重ねながら作り上げていくものです。マニュアル作成のノウハウに長けている業者は、サービスの質も信用できるといえるでしょう。

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

強み・他社との違い

実践的なコールセンターサービスを目指しております。利益に直結するような応対や、クレームの対処法などのノウハウをオペレーターも実践し、更にソフトウェアの強化・安定的な電話応対率・品質管理（モニタリング）の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円～、24時間365日でも21450円～、スタートプランはスタートアップ企業に新規事業にもおすすめです

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している企業におすすめです

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更します

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業様に導入を検討して頂きたいサービスです

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、定評のあるプランです

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。

ご利用実績

住宅設備メーカー、不動産会社、自動車販売店、通販サービス、弁護士、司法書士、税理士紹介業、比較サイト、ロードサービス業、水道メンテナンス業、整体鍼灸、ネイルサロン、サービス業、情報通信業、インターネット営業、システム開発会社、ソフトウェア販売会社、教育教材販売会社、塾スクール、リフォーム業、人材派遣業など、さまざま業種に対応しております。