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司法書士事務所におすすめ!電話代行サービスのメリットと選び方

司法書士事務所の電話代行サービスには何を頼める?

多くの司法書士事務所で電話代行サービスは導入されてきました。この段落では、司法書士事務所で担われてきた電話代行の役割の例を挙げていきます。

#基本的な電話対応
事務所にかかってくる電話を受け、用件を聞きだすサービスです。もしも司法書士が不在のときに緊急の電話がかかってきても、すぐに転送可能です。

#秘書対応
業者によっては、司法書士事務所の秘書として対応可能です。単に電話を受けるだけでなく、司法書士のスケジュール管理や裁判所、依頼人からの長文の伝言の聞き取りも行います。初歩的な情報であれば、司法書士に代わって伝えることもできます。

#資料請求やセミナーの受付
電話代行サービスにさまざまな業務の受付窓口を任せている司法書士も少なくありません。資料請求やセミナーの受付などをサービス業者のスタッフが行い、情報を司法書士に共有します。

司法書士事務所

メリットは?司法書士事務所で電話代行サービスが必要とされる理由

司法書士が電話代行サービスを頼るのは、自身の業務を効率化できるからです。ここからは、具体的なメリットを挙げていきます。

#コア業務に集中できる
事務所にいる間、司法書士は書類作成や法律相談といったコア業務に集中したいところです。しかし、電話対応に追われてしまってはコア業務の時間を削られてしまいます。代行サービスに依頼すれば、すべての電話を自分で受ける必要はありません。自分にしかできない業務へとかける時間が増え、生産性が向上します。

#機会損失を防げる
電話に出られなかったことで、利益の機会を損失してしまうケースは少なくありません。特に、司法書士は依頼人との打ち合わせや裁判、調停などで事務所にいないことも多いでしょう。留守中にかかってくる電話を受けられないのは、今後の仕事を左右する大問題です。代行サービスを利用したなら、司法書士のスケジュールに関係なく電話を受けられます。専門的な内容であってもスタッフが概要をヒアリングし、司法書士へと転送します。出先からでも重要な電話に対応できるのは、代行サービスを利用する大きなメリットです。

#コストパフォーマンスがいい
専門業者に頼まなくても、「自分でアルバイトや秘書を雇えばいい」と考える人もいるでしょう。しかしその場合、決して少なくない人件費がかかってきます。結局、専門業者に依頼する方が低コストに収まるケースも多いのです。さらに、アルバイトや秘書を雇うと、教育も自分で行わなくてはなりません。その間、自身の仕事に集中できなくなってしまいます。士業の電話対応に慣れている代行サービスであれば引継ぎ後、スムーズに業務を任せられます。

司法書士事務所における電話代行サービスの選び方

電話代行サービスには、司法書士事務所向きのところとそうでないところがあります。以下、司法書士事務所でサービスを選ぶ際のポイントをまとめていきます。

#セキュリティの徹底
法律関係の仕事では、依頼人に対する守秘義務が発生します。電話代行サービスにも同等のセキュリティへの意識を持ってもらわなくてはなりません。ISOやISMSなどの有無を確認し、個人情報漏洩の対策を調べておきましょう。

#司法書士事務所での実績
電話代行サービスの中には「士業向けサービスも実施」とうたっているところも珍しくありません。ただし、「士業」といってもその内訳は税理士、会計士、社会保険労務士などさまざまです。あくまでも司法書士事務所について、実績がある業者なのかどうかは注目しておきたいポイントです。

#ホスピタリティの高さ
司法書士事務所の電話対応ではホスピタリティも求められます。ホスピタリティとは、「心から相手を思いやる態度」という意味です。司法書士に相談したがっている人の多くは、何らかの不安や心配を抱えています。それなのに、スタッフが電話で機械的に対応してしまうと、相談者から信頼されにくいでしょう。逆をいえば、丁寧に対応できる事務所は相談者の警戒心を解いていけます。その後の正式依頼につなげやすいので、電話代行サービスにも思いやりの心が必要なのです。

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