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電話代行の短期プランで休みの日に生じる機会損失を防ぐ

まん延防止、緊急事態宣言中やGW・お盆・年末年始など、まとまった休みを取る時期があります。しかし、会社やお店によって休むタイミングが異なるので、誰もいない職場に顧客や見込み客からの電話がかかってくる可能性は否定できません。その電話の内容が大口の契約につながるものであれば、機会損失は大きくなり、将来の売上にも影響を与えることになるでしょう。そのような状況では、休みの日でも心から安らぐことはできません。この問題を解決してくれるのが、電話代行です。従業員が休んでいる間も、電話代行のオペレーターが電話対応を行います。電話代行の契約は、長期プランだけでなく短期プランも用意されているところがあるので、休みの日だけ電話応対を任せることも可能です。

同様に記念日も、電話代行の短期プランが活躍するタイミングです。創業記念日は、世間的な休みではなく特定の会社だけの休みです。そのため、創業記念日で従業員が休みをとっていたとしても、普段と同じように顧客や取引先から電話がかかってきます。事前に創業記念日であることを伝えていれば、別の日にかけてくれるでしょう。しかし、関係先に漏れなく連絡することは難しく、見込み客の場合は何も知りませんから遠慮することなく電話をかけます。したがって、記念日にかかってくる電話を、一切なくすことは難しいです。そこで電話代行の短期プランで電話対応を任せれば、従業員が休んでいたとしても問題はありません。かかってきた電話に対して、オペレーターが誠実な受け答えをします。

電話代行なら安心して電話対応を任せられる

電話代行の役割は、かかってきた電話をクライアントに代わり受けることです。休みの日の電話対応であれば、オペレーターが用件を聞き取り休み明けにクライアントに伝えます。商品やサービスの問い合わせについては、FAQ対応もできるので、その場で解決できることもあります。電話の用件が一刻も早い対応を必要とするトラブルであれば、担当者に緊急連絡が届きます。休みでも、迅速な行動ができるでしょう。

電話代行に仕事を頼む場合、オペレーターはクライアントの名前で名乗ります。対外的には、クライアントが電話対応をしているのと同じです。そのため、重要な電話を他人任せにした、と不快感を与えることはありません。その電話代行のオペレーターですが、親切丁寧な電話対応をするための教育を受けています。いかなる時も、最上級のサービスを提供できる優秀なオペレーターです。電話代行のオペレーターと同じレベルの教育を施すとなれば、多額の費用と時間が必要となるでしょう。電話代行の短期プランは、契約するだけで質の高いオペレーターに仕事をしてもらえるという点が大きな魅力です。料金はかかりますが、オペレーターの教育にかける費用を考えれば、負担は軽いでしょう。

休みの日以外で電話代行の短期プランを利用するケース

休みではなく仕事をしているときでも、会社にかかってきた電話を取れない状況があります。繁忙期や出張や展示会などのイベントに従業員が出向いているときです。特に従業員の人数が少ない中小企業の場合には、忙しくなると電話対応まで手が回りません。社長や重役が現場にでて電話対応をすることもありますが、本来やるべき仕事を放り出してまで電話番をするのは負担が重いです。本業で忙しい場合には、思い切って電話代行の短期プランを頼んでしまう方が楽です。

電話代行の短期プランは、非常事態でも役立ちます。例えば、大型台風に備えて、従業員は自宅待機とするときにはオフィスに誰もいません。それではかかってきた電話を取ることができないので、あらかじめ電話代行の短期プランを頼んでおけば安心です。電話対応をするために、従業員が強い風雨に耐えて出勤する必要がなくなりますから、事故に遭う危険性が減ります。なお、短期プランは、申込みからサービス開始までに、ある程度の日数が必要になります。危機が来るであろうタイミングに間に合うように、申し込んでおきましょう。

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