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費用対効果にすぐれた電話代行、心をつかむ対応スキルも万全

弁護士事務所へかかってくる相談や問い合わせには、電話代行を利用するという方法があります。もちろん、事務スタッフでも対応にあたることはできますが、書類作成やファイリング、来客対応など、雑務も含め業務も多く、とても電話につきっきりにはなれません。受注機会を逃さないよう週末や夜間などアクセス頻度が高い時間帯にも対応しようとすると、もう一人スタッフを増やすことなども考えられます。しかしそれでは人件費にかかるコストもかなりの額にのぼってしまいます。

そこで注目されるのが電話代行の役割です。問い合わせ案件を取りこぼすことなく24時間365日のアクセスに対応しようとすれば、事務スタッフを新たに雇用するのに比べ、電話代行ならかなりコストが抑えられます。また、電話代行のスタッフは、あらかじめ基本的な対応スキルを身につけていますので、未経験の事務スタッフを教育する手間もかかりません。このように、総合的に費用対効果を考えた場合、電話代行を導入すれば大きな利点が得られるといえます。

そして、電話代行を導入する場合のもう一つのメリットがその高い対応スキル。法律事務所には、悩みや心配事を抱え不安な気持ちで連絡してくる人も少なくありません。それが弁護士への初めての電話であればなおさらでしょう。そんなときに、親身な対応を受けられたかどうかが、この先デリケートな問題でも安心して相談したいと思わせられるかどうかのカギとなります。電話口の声だけで相談者にいかに安心感を与え、信頼してもらえる雰囲気を作り出せるかが電話代行の役割です。

「ここなら親身になって問題を考えてくれるかも」と思ってもらえるような心配りのしかたなどを含め、事前教育をしっかり行って対応にあたるので、「事務所の顔」として安心して業務を任せられます。

電話代行なら、選べるプランで仕事の効率も断然アップ

さまざまなメリットを持つ電話代行ですが、電話代行の役割としてこれを導入する最大の強みが仕事の効率化アップです。例えば、事務所にかかってくる電話全てに対応した場合、以下のような「業務のムダ」が考えられます。

＃本来のビジネスに関係のない電話にも対応しなくてはならない
事務所には、業務に結びつく依頼や相談だけでなく、そういった本来の仕事には関係のない営業電話、勧誘電話なども入電してきます。電話の内容は出てみないと分かりませんので、すべてに応答するわけですが、ビジネス以外の電話だった場合、その対応に割かれる時間は大きなロスといえます。

＃電話が長くなり、ほかの入電に対応できないこともある
相談者との電話では、必要事項が聴取できたあとも引き続いて話し込まれるケースがあります。十分に内容は把握できているとはいえ、むげに電話を終わらせるわけにもいかず、その間に重要な入電があったとしても対応できないケースもあります。

＃クレームの電話の場合、他の業務が止まるだけでなく対応者の精神的なダメージが大きい
電話の内容がクレームである場合は、対応時間も長く、電話口で浴びせられる厳しい言葉に疲弊してしまいます。その間は他の業務を進めることもできず、ビジネスにつながる電話があったとしても、機会を逃してしまうことになります。

このような業務のムダ解消に、電話代行が威力を発揮します。電話の窓口を代行のオペレーターに任せておけば、入電後に報告を受けて、重要度によって折り返しの優先順位をつけることも可能です。業務以外の空振り電話に振り回されることなく、ビジネスチャンスを逃すこともありません。業務の効率化の大幅な改善が期待できます。

業務状況によっては「365日24時間の対応までは必要ない」「時間を区切って頼みたい」など、様々なケースがあるかもしれません。電話代行サービスは希望にそってプランが選択できるシステムですので、もちろんオーダーメイドにも対応しています。無料お試し期間を準備している会社もあるようです。オペレーターのスキルを見極めながら、サービス内容を検討してみてはいかがでしょうか。

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理（モニタリング）の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円～、24時間365日でも21450円～、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

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変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

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