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人材不足の悩みを解決！電話代行サービスで日々の業務を改善
電話受付の人材不足が企業にもたらすデメリットとは？
企業にとって顧客、取引先からの電話の受付は非常に大切な業務です。しかし、電話受付に専任のスタッフを配置できていない中小企業は少なくないでしょう。以下、電話受付スタッフの人材不足がもたらすデメリットを挙げていきます。
#コア業務に集中できない
専任のスタッフがいないと、日常業務と並行して従業員が電話を取らなくてはなりません。つまり、多忙な状況でも電話に時間を割かれる可能性があるのです。企業利益へと大きく関係する「コア業務」に集中しにくくなり、組織の損害になることもありえます。
#顧客満足度の低下
人手が足りていないと、ノウハウが不足している従業員も電話受付にまわされます。その結果、顧客満足度が低下することもあるでしょう。「話し方が丁寧ではない」「不必要に待たされる」といった不満が生まれれば、顧客離れにつながりかねません。さらに、顧客の問題が解決されないまま電話対応を終えてしまうのも問題です。
#労働環境が厳しくなっていく
電話の時間が長くなるほど、日常業務が進まなくなってしまいます。つまり、会議や資料作成が長引いたり、残業が頻繁に発生したりするのです。従業員の労働環境が厳しくなり、体力的にも精神的にも望ましいとはいえなくなります。
電話代行は何をしてくれるの？サービス内容を解説
人手不足が深刻な中小企業ほど、電話代行サービスを利用するメリットは多いといえます。以下、具体的なメリットを挙げていきます。
#教育の手間が省ける
電話受付スタッフだけでなく、教育スタッフが不足しているのも中小企業の課題です。有能なスタッフが成長したとしても、退職してしまえば電話受付の品質は再び低下してしまうでしょう。電話代行なら安定して高品質のサービスを維持できます。教育にかかる時間や手間も発生せず、依頼したらすぐに業務改善が可能です。
#余剰人員が発生しない
思い切って電話受付の専任スタッフを大量に雇い入れる中小企業もあるでしょう。もちろん、繁忙期には受付スタッフが多いほど現場は助かります。しかし、繁忙期を過ぎれば余剰人員が発生するので、人件費が無駄になりかねません。電話代行なら月額や年額で固定されており、結果的に経費削減となることも多いのです。
#特定の人材に依存せずに済む
自社で電話受付を行う場合、どうしても従業員ごとに得手、不得手が出てきます。顧客満足度を考えれば、得意な人材に電話受付を任せるのが効果的でしょう。ただし、依存が進むとその人への負担が大きくなり、不在時の品質が下がってしまいます。一方、電話代行はスタッフ全員が高度なスキルを持っています。誰が電話に出ても品質が下がることなく、顧客や取引先に対応できるのです。
電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。
雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。
強み・他社との違い
アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理（モニタリング）の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。
各種、業種毎におすすめのプラン
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