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初めて電話代行サービスを利用する方におすすめの業者とは?
初めての電話代行会社の選び方と注意点、おすすめの選び方
ホームページ内に料金が表示されているかどうか
業者数は比較的多い為、ホームページ内に料金の表示が無いもの、資料請求、すぐ見積もりと記載があるだけで実際はすぐ見積もりがわからないもの、具体的な料金が記述されていないものは比較の対象外とします。
比較する為にも3社以上は見積もりを取る
見積もりは基本的に3社以上取り、料金やサービス内容の違いを確認するのが良いでしょう。消去法で絞り込みをして、あとは実際に利用して見ることをおすすめします。お試し1ヶ月無料の会社なども多いので何社か利用して実際のサービスを比較することをおすすめします。電話代行サービスは長く利用する事が前提となりますので選ぶ時は時間がかかってもしっかり選別した方が良いでしょう。
契約時の注意点
契約期間の定めに注意が必要です。長期契約になっていないか?契約者側に明らかに不利な内容が含まれていないか?しっかり見定める必要があります。解約方法についても、書面通知などの記載がある場合は避けた方が良いでしょう。簡単に解約できる会社を選びましょう。
決定する要素
月額料金・安定感・拡張性です。不安定な電話代行会社へ依頼してしまうと、突然、料金の値上げ、心あたりのない一方的な解約、転送した電話がつながらない事もあります。安定したサービスでも毎月の料金が高いなら外注化する意味がない為、コスパ重視で選び、何社か利用してコスパの良い会社を見つける。どの会社も同じと諦めず、探せばあるというスタンスが重要です。
電話代行会社に何を期待するかを明確にしておく
単に電話に出てもらうだけで良いのか?しっかり受け答えまで求めるのか?目的によっても選び方は変わりますので、事前に電話代行会社に期待する内容を提示した方が良いでしょう。
電話代行サービスを選ぶ際のポイント
電話代行とは、企業の代わりに電話応対を請け負ってくれるサービスのことです。電話代行サービスを利用することで、社員が重要な業務に集中できたり、プロの応対で顧客満足度が上がるといったメリットがたくさんあります。ここでは、電話代行サービスを選ぶ際に確認しておきたいポイントをご紹介します。電話代行サービスはたくさんあるため、全てのサービス内容をチェックするのは難しいでしょう。電話代行サービスを検討する場合は、次の4つのポイントを最低限確認することをおすすめします。
料金プラン
電話代行サービスを利用するとき、一番気になるのが料金プランでしょう。電話代行サービスは大きく分けて定額制、または従量制の2種類があります。定額制は、毎月支払う金額が決められているプランのことです。支払額が一定ということで安心感がありますが、電話の本数が少ないと割高になる場合がありますので、毎月の入電数に波がある企業にはあまり向いていません。従量制は、オペレーターが対応した入電数に応じて費用が請求されるプランです。基本的には電話がかかってくる数は少ないものの、入電数が増加したときのことを考えて契約しておきたいときにおすすめです。
各電話代行業者が様々な料金プランを用意しているため、まずは現状の入電数や応対数、応対内容などを確認しましょう。自社の現状を把握して利用したいサービス内容を明確にしておかないと、利用したいサービスがオプションで思っていたより高額になってしまうこともあるからです。また、定額制と従量制のどちらが良いかは企業によって異なります。知り合いに勧められたからといって、すぐに契約してしまうのは考えものです。複数の業者を比較検討して自社が必要なサービスをどのくらいで提供しているのか、どの業者がコストパフォーマンスが良いかなどを確認しましょう。
応対時間
電話代行業者の応対時間についても確認しておきましょう。多くの電話代行サービスでは、基本的に平日の日中の時間のみサービスを展開しています。夜間や早朝の時間帯にも利用したいのであれば、24時間対応してくれる業者を探す必要があります。通常の営業時間外で利用するならどの時間帯で対応してくれるのか、料金の割増はあるのかなども確認しましょう。いつでも対応してもらえるというのは安心ではありますが、応対時間が広がればその分選べるサービスの種類が減ります。また、予定より大幅に費用が高くなりそうなら、本当に必要な時間だけお願いするという判断も必要になるでしょう。とはいえ、後からでもサービス内容は変更できますので、初めはできる限り24時間対応可能な業者を選ぶことをおすすめします。
柔軟性
電話代行業者によっては、マニュアル通りの対応しかできないところがあります。しかし、企業には様々な内容の電話がかってきますので、マニュアル通りだけでは十分な対応ができるとは言えません。マニュアルに頼ってばかりいると顧客との会話がすれ違い、印象が悪くなるケースも少なくありませんし、マニュアル通りの対応しかできないオペレーターでは、取引先の相手に外部のコールセンターだと気づかれてしまいます。それらを避けるためにも、マニュアルに記載されていない内容を聞かれたときは、無理に回答せずに折り返し連絡にするといった柔軟な対応をしてくれる業者がおすすめです。
オペレーターの質
オペレーターの質も重要な確認ポイントの一つです。企業の窓口となる電話応対は、電話の受け答えで企業の印象が大きく変わってしまいます。電話応対ができない社員に業務を任せると、対応中に顧客を怒らせてしまう可能性もあります。電話代行業者を選ぶ際は、経験豊富なスタッフが多数在籍しているところが良いでしょう。当然ながら電話応対するオペレーターは人間ですから、研修制度が整っていない電話代行業者では質が悪いと考えられるため注意が必要です。
電話代行サービスを導入する前にその会社に電話してみたり、オペレーターの研修制度について直接聞いてみるのも有効です。また、電話応対では企業の重要な情報を取り扱うことも多いため、コンプライアンス意識が高くセキュリティの設備が整っているかという点も確認することをおすすめします。
おすすめ電話代行サービス4選
初めて電話代行サービスを利用する場合、どの時間帯で契約したら良いか迷う方が多いのではないでしょうか。そんな時は、まず24時間365日対応可能な業者を選ぶことをおすすめします。ここでは、おすすめの24時間365日対応可能な業者を4つご紹介します。
おすすめ電話代行サービス①「e秘書」
大規模コールセンターの運営実績がある株式会社ベルシステム24の電話代行サービスです。ベルシステム24は30年以上の実績がある企業で、大企業での業務で身につけた応対品質を小規模ビジネスにも提供しています。様々な研修を受けたオペレーターが在籍しているため、1本1本の電話に丁寧に対応してくれます。
応対時間は基本的に平日9:00〜18:00ですが、24時間対応オプションを利用することが可能です。幅広い料金プランが用意されているのが特徴で、業務内容や企業規模に合わせたプランを選べるのは便利です。選べるコースは一次対応だけ行うスタンダードコースや1日から利用できるスポットコース、企業が作成したQ&Aを元に電話対応を行うメッセージコースなど様々です。
・料金プラン
スタンダードコース:月額料金11,000円〜
スポットコース:月額料金11,000円〜
メッセージコース:月額料金16,500円〜
多言語サービス:月額料金22,000円〜
エグゼクティブコース:月額料金44,000円〜
24時間・土日・夜間対応:月額料金55,000円〜
・コール回数/月
スタンダードコース:80コール/月
メッセージコース:100コール/月
エグゼクティブコース:100コール/月
スポットコース:15コール/月
おすすめ電話代行サービス②「電話代行・コールセンター代行サービス」
電話代行サービス株式会社が運営する電話代行サービスです。各業者に特化したサービスを展開しているのが最大の魅力で、士業やネットショップなど様々な業種をカバーしており、安心して電話応対を任せられます。その他、平日のみや夜間休日対応など料金プランが細かく用意されていますので、自社に合ったものを導入できるでしょう。
応対方法や案内説明内容をオーダーメイドで指定できるようになっているため、的確に返答してもらえるのもメリットです。また、オペレーターの品質管理も徹底しており、電話応対技能検定の上級取得者がSVとして一般オペレーターを指導しています。社内では入社時の3ヵ月研修や半年に1度の個別研修などが実施されていますし、1ヵ月の無料お試し期間が設けられていますので、実際のサービスを体験してから導入を検討できる点も安心です。
・料金プラン
秘書代行:月額料金7,700円〜
コールセンター代行:月額料金27,500円〜
夜間休日電話代行:月額料金33,000円〜
士業専門電話代行:月額料金7,700円〜
不動産専門電話代行:月額料金13,200円〜
ネットショップ専門電話代行:月額料金27,500円〜
水道修理専門電話代行:月額料金33,000円〜
・コール回数/月
秘書代行:30〜100コール/月
コールセンター代行:50〜300コール/月
夜間休日電話代行:10〜100コール/月
士業専門電話代行:30〜100コール/月
不動産専門電話代行:30〜100コール/月
ネットショップ専門電話代行:50〜300コール/月
水道修理専門電話代行:30〜100コール/月
おすすめ電話代行サービス③「あんしん電話当番サービス」
セコムグループの株式会社TMJが運営している電話代行サービスです。言葉づかいなどが訓練されたオペレーターが在籍しており、高品質な電話応対を提供しています。24時間365日の電話対応が可能で、希望の曜日・時間帯で対応してくれるのが特徴です。電話の用件は電話またはメールですぐに連携してもらうことができるため、大切な電話を取りこぼすことがないのは嬉しい点です。
日中だけでなく夜間や休日の対応も任せられますので、電話の取りこぼしを解消したい企業に最適です。「小規模ビジネスだけど電話代行を頼みたい」という方にもあんしん電話当番サービスがおすすめです。小規模での利用も可能となっており、月1件からの電話にも対応してくれます。依頼したい時間帯が特殊だという方は、ぜひあんしん電話当番サービスを検討してみましょう。
・料金プラン
平日日中パック:基本料金30,000円
平日日中〜夕方パック:基本料金45,000円
365日日中〜夕方パック:基本料金66,000円
365日24時間パック:基本料金84,000円
平日夜間・土日24時間パック:基本料金65,000円
働き方改革パック:基本料金22,500円
・コール回数/月
平日日中パック:80コール/月
平日日中〜夕方パック:80コール/月
365日日中〜夕方パック:120コール/月
365日24時間パック:30コール/月
平日夜間・土日24時間パック:20コール/月
働き方改革パック:20コール/月
おすすめ電話代行サービス④「セントラル・アイ」
高品質で低価格なサービスを提供する電話代行サービスです。創業50年以上で延べ15,000社を越す実績を持っており、初めての方でも安心して利用できるでしょう。通常の電話応対はもちろんのこと、法律・弁護士事務所や通販、カスタマーサポートなどにも対応しています。セントラル・アイはオペレーターの品質の高さが特徴の一つです。オペレーターは全て自社採用で、中には10年以上勤務しているオペレーターも在籍しています。電話応対の基本である言葉づかいはもちろんのこと、依頼された企業のオリエンテーションを受けたオペレーターが業務を行います。
入退室管理やネットワーク監視など、機密情報や個人情報保護を徹底しているのも魅力です。個人情報を適切に取り扱うために、社内では個人情報に関する研修が定期的に行われています。契約時には必ず秘密保持契約書や個人情報に関する覚書などの契約を交わしてくれますので、電話代行サービスを利用したことがない方でも安心して依頼することができるでしょう。
・料金プラン
平日:月額料金9,350円〜
月〜土:月額料金15,950円〜
全日:月額料金20,350円〜
土日祝:月額料金14,850円〜
時間外:月額料金41,250円〜
・コール回数/月
平日・月〜土・全日:100コール/月
土日祝:30コール/月
時間外:30コール/月
24時間対応:50コール/月
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アフターコールナビ電話問合せ TEL0120-959-002
強み・他社との違い
アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理(モニタリング)の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。
各種、業種毎におすすめのプラン
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