お役立ち情報

個人事業主こそ格安の電話代行がおすすめ!起業支援サービス

個人事業主でも携帯・スマホだけの取引には限界がある

起業・創業

個人事業主だからと言って、スマホだけで仕事のやりとり、取引をするのは問題があると思います。たとえ業者相手でも、メールのやり取りがメインだとしても、受付窓口は設けた方が将来的にも得策です。スマホ2台持ちなんて方も見かけますが、仕事とプライベートを分けるのであれば、スマホは1台でも電話窓口を設けておけば2台持つ必要もありません。業歴が1年、2年と順調に進めば取引量も増えてきます。その段階で急に窓口を変える為には名刺から変更しなければなりません。また取引相手もスマホでのやり取りに慣れてしまい、突然対応が変わると不便さを感じるでしょう。新規で取引先やエンドユーザーを獲得しようとするならば、なおさら電話窓口は必須です。個人対応には限界があり、1年後、2年後を考えると仕事のオフ日も考えなければなりません。スマホ対応ならば仕事のオフ日、時間帯関係なく、電話対応を何年も続ける事になってしまいます。これではどんなに優れた人でも続かない仕組みです。それならば最初から電話代行サービスを利用しておけば、仕事のオフ日も対応もしてくれます。伝言対応もしてくれます。初めはやる気がありますからスマホでのやり取りの方がスムーズで仕事の流れも良いのですが、取引量が増えた時に電話に出れないケースが増えてきて、折り返しの電話も遅くなる傾向になります。その結果、信用を落としたり、仕事を貰えなくなる事もあります。それはもったいない出来事です。創業時の月額8,250円はコスト感はあるかも知れませんが、ビジネスモデル・設計図は重要です。電話代行サービスは事業規模に合わせて拡張できる点も便利です。スマホからの転送も可能ですので、電話に出れる時だけ出て頂き、出れない時は休日案内、打ち合わせ中案内、折り返し時間の目安の案内もアフターコールナビが応対します。

アフターコールナビは起業者を応援しています。

電話代行サービスとは

そもそも電話代行とは、どのようなサービスをいうのでしょうか。ここでは、特徴や主な機能についてお伝えします。

電話代行サービスとは
電話代行とは、依頼者の代わりとして電話応対をするサービスをいいます。「秘書代行」「電話秘書代行」などと呼ばれることもあります。人手不足やコスト削減などを目的として活用されるケースが多いでしょう。それ以外にも、テレワークの普及にともない、オフィスで固定電話が使用できない場合に電話代行サービスが活用されることもあります。

電話代行サービスの主な機能
電話代行サービスの機能は依頼する会社によっても異なります。基本的な機能からオプションとして追加できる機能もあるため、依頼時によく内容を確認すると良いでしょう。ここでは、多くの電話代行サービスで利用できる、主な機能を見ていきましょう。まず、代表的なサービスとして「電話番号の貸し出し」が挙げられます。個人の場合、事業立ち上げ時は自分の携帯電話番号を使ってやり取りをするケースも多いものです。そして事業を続けるうちに、会社専用の固定番号が必要になるシーンが訪れるでしょう。

しかし、電話番号を取得するには、手間や時間がかかります。このようなときに、電話番号の貸し出し機能を利用すれば、手間をかけず会社専用の固定電話番号をレンタルできます。また、便利な機能の一つが「通話接続サービス」です。お客様や取引先からかかってきた電話の応対をサービス担当者に任せ、依頼者に電話をつないでもらうことができます。オフィスを不在にしがちな個人事業主にもおすすめの機能です。それ以外にも、「通話録音サービス」「携帯連絡サービス」などがあります。通話録音サービスはお客様とサービス担当者の電話内容を録音し、依頼者がその記録を聞くことができるものです。

情報伝達のミスがなくなり、会話の内容をくわしく把握できます。携帯連絡サービスは、録音した通話内容がすぐに依頼者の携帯まで届くサービスです。速やかに通話内容を確認でき、現状把握に役立てられます。

電話代行サービスを利用するメリット

問合せを逃がさない

個人事業主が電話代行サービスを依頼すると、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットには、以下のようなものが挙げられます。

固定電話番号を取得できる
個人事業主が事業を立ち上げた際、会社専用の電話番号を取得しようと考える人も多いでしょう。なぜなら、自分の携帯電話番号だとプライベート感があり、お客様や取引先に不信感を抱かせてしまうおそれがあるためです。このように、会社専用の電話番号はお客様や取引先からの信頼を得るために重要なものといえます。電話代行を利用することで、会社専用の固定電話番号を簡単に取得できます。

本業に集中できる
従業員を雇っていない個人事業主の場合、仕事に関わる連絡や作業など、すべて自分で行わなければなりません。すると、どうしても時間が足りなくなってしまうものです。特にお客様や取引先から電話がかかってくると、その対応に追われて本業に手が回らないというケースも少なくありません。このような煩わしい対応を電話代行に任せることで、本業に集中することができます。電話を気にすることなく、思う存分仕事に打ち込めるようになるでしょう。

コストカットを見込める
事業拡大とともに、電話応対などを任せるために従業員の雇用を検討するケースもあるでしょう。しかし、この場合人件費が発生します。それに、雇用した人が退職してしまうリスクも考えなければなりません。電話代行サービスであれば、従業員を雇わずに済みます。従業員が退職してしまう心配もありません。それに、従業員を雇うよりも低コストで済む場合があります。予算内で依頼できるサービスを探すことで、経費削減につなげられるでしょう。

イメージアップを期待できる
電話代行サービスは、自分に代わってプロのサービス担当者が応対します。丁寧な言葉遣いと対応でお客様や取引先などに接することができ、会社のイメージアップにつなげられます。従業員を雇って一からマナー研修を行う必要がなくなり、無駄な時間や労力をかけずに済む点も大きなメリットといえるでしょう。

電話の取りこぼしがなくなる
個人事業主の場合、外出などでオフィスを留守にしているときに電話がかかってくると困るものです。不在時に電話に出られないことで、ビジネスチャンスを逃している可能性もあります。電話代行サービスを利用すれば、このような電話の取りこぼしがなくなります。不在時にお客様や取引先から電話がかかってきても、サービス担当者が応対し、必要に応じて依頼者まで電話をつなげてくれるため安心です。ビジネスチャンスを逃さず、自身の予定を優先して活動することができます。

仕事とプライベートのメリハリをつけられる
個人事業主やフリーランスは時間や場所にとらわれず、自由なスケジュールで働けるケースも多くみられます。だからこそ、「平日のみ働く」「18時には仕事を終える」というように、自分でメリハリをつけて働くことはなかなか難しいものです。また、休みでも「お客様や取引先から電話がくるかもしれない」と身構えてしまうケースもあります。この場合、人によってはしっかりと休息を取ることができないでしょう。電話代行サービスを利用して電話応対を任せれば、仕事と休みのオンオフをしっかりとつけられます。休みの日に「電話がかかってくるかもしれない」という不安がなくなり、身も心も休めることができるでしょう。

個人事業主が電話代行を利用するのはどのようなとき?

実際に個人事業主が電話代行の利用を考えるのは、どのようなときなのでしょうか。ここでは、主な利用シーンをまとめています。

仕事に集中したいとき
個人事業主が電話代行を利用するシーンとして多いのは、仕事に集中したいときです。電話代行を利用することで電話応対を任せられ、仕事の手を止める必要がなくなります。本業に集中できる環境をつくりたい人にとって、最適なサービスといえるでしょう。

問い合わせ窓口を設置したいとき
個人事業主のなかには、ネットショップを運営している人もいるでしょう。ネットショップ専用の固定電話番号を取得し、問い合わせ窓口として設置する目的で電話代行を利用するケースも多くみられます。受注・問い合わせ・返品対応など、プロのサービス担当者に問い合わせ窓口を任せることができます。

新しく人を雇う余裕がないとき
事業を立ち上げたばかりのときは、人を雇う余裕がないケースも多いものです。このように、人件費や教育の手間をかけられない場合にも、電話代行が活用されます。電話代行のプロに外注することで、人を一から雇って教育する必要がなくなります。その結果、教育にかかる時間やコストを削減できるのです。

電話応対が苦手で誰かに任せたいとき
なかには「人と話すのが得意ではない」「電話応対が苦手」という人もいます。電話対応に苦手意識がある場合、多少の費用がかかっても電話代行サービスを利用したいというケースもあります。

オフィスにいないことが多いとき
電話代行は出張や取材など、外出が多くオフィスを不在にしがちな個人事業主に高いニーズがあります。プロのサービス担当者に電話対応を任せられるため、オフィスを留守にしていても安心できます。

電話代行サービスの選び方とチェックポイント

電話代行といっても、さまざまなサービスがあります。そのため、電話代行サービスを利用しようと考えているものの「選び方の基準がわからない」と悩む人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では個人事業主が電話代行サービスを選ぶときにチェックしたいポイントを紹介します。

価格設定
電話代行サービスを選ぶ際に、よく確認しておきたいのが価格設定です。起業して間もない個人事業主の場合、格安の電話代行会社を選ぶと負担が少ないでしょう。とはいえ、格安だからといって安易に選ぶと、満足のいくサービス内容ではなかったというケースもあります。料金だけではなく、あわせて企業の歴史やサービス内容をしっかりと確認して選ぶようにしましょう。なお、料金やサービス内容など会社の詳しい情報は、基本的にホームページで確認できます。

従業員の質
電話窓口はお客様・取引先と自社とをつなぐ、重要なものです。その対応の良し悪しによって企業のイメージが決まるといっても過言ではありません。会社の窓口ともいえる電話応対を任せるからこそ、従業員の質をきちんとチェックする必要があります。従業員の育成に力を入れている企業であれば、その内容をホームページなどに記載しているケースが多いでしょう。どのような教育を行い、どのような人材が在籍しているのか、よく確認したうえで依頼を検討しましょう。

オプション機能
基本的な電話応対業務以外に、どのようなオプション機能が提供されているのか確認しておくと安心です。たとえば、受電内容を報告するための電話連絡やメール連絡、チャット通知などのサービスを提供する会社もあります。このオプションの内容や料金は依頼する会社によっても変わってきます。なかには、携帯転送NGだったり、オプションがあっても高額だったりするケースもあるため注意が必要です。あらかじめ予算や自身が求める機能を洗い出したうえで、必要なオプション機能が用意されている会社を選びましょう。

無料期間の有無
電話代行サービスを依頼する際は、無料期間の有無をチェックすることがおすすめです。会社によっては無料期間を設けており、契約を結ぶ前に無料でサービスをお試しできるケースもあります。無料で試してみて納得がいけば契約という流れになるため、「本当に自分に合うサービスだろうか」と不安になることもありません。契約して後悔したり、無駄なコストが発生したりすることもなく安心です。それに、無料期間を設けている電話代行サービスは、自信を持っている会社が多い傾向にあります。そのため、電話代行サービスの選び方に悩んだときは、まず無料期間が設けられている会社を基準にすることも一案です。

お問合せフォーム 進化する電話代行システム AFクラウドシステム

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対安い電話代行サービス

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

アフターコールナビ電話問合せ TEL0120-959-002

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理(モニタリング)の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円~、24時間365日でも21450円~、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している通販サイト運営企業、よくある質問対応などの企業におすすめです。

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです、手配先が全国やエリアが広い場合も問わず対応しております。FAXの受信受付から手配業務、FAX手配、メール手配にも対応。

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン電話代行をプラスすることで、メールのあとに電話をしてこられるお客様にも敏速に対応することが可能となります。通販サイト・求人の応募応対などに大好評のサービスです。

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業に導入をして頂きたいサービスです。お客様相談室を設置することでお客様の声を多く拾い、サービスの向上、品質管理、スタッフへの引き締め効果もあります。これを外部委託にすることで、お客様の声が消される心配がなくなります。

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、アフターコールナビ定番のサービスです。物件案内・内見案内・入居者サポートと全てを365日対応致します。利便性が上がりますので、売上向上効果と入居者からの評価も上がる効果が期待できます。

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。それ以外でも予約・キャンセルの受付をしてほしいサービスなら全業種ご利用頂けます。アフターコールナビから予約スケジュールのひな型も無償でご用意します。

プラン名 月額料金 サービス内容
スタートプラン 月額8,250円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし
スタンダードプラン 月額16,500円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応
ネクストプラン 月額44,000円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
保守連動プラン 月額66,000円~ 修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
クレーム電話代行プラン 月額13,200円~ クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
メール受信・送信代行 月額11,000円~ メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります

ご利用実績

住宅設備メーカー、不動産会社、自動車販売店、通販サービス、弁護士、司法書士、税理士紹介業、比較サイト、ロードサービス業、水道メンテナンス業、整体鍼灸、ネイルサロン、サービス業、情報通信業、インターネット営業、システム開発会社、ソフトウェア販売会社、教育教材販売会社、塾スクール、リフォーム業、人材派遣業など、さまざま業種に対応しております。