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電話代行サービスとは

そもそも電話代行とは、どのようなサービスをいうのでしょうか。ここでは、特徴や主な機能についてお伝えします。

電話代行サービスとは
電話代行とは、依頼者の代わりとして電話応対をするサービスをいいます。「秘書代行」「電話秘書代行」などと呼ばれることもあります。人手不足やコスト削減などを目的として活用されるケースが多いでしょう。それ以外にも、テレワークの普及にともない、オフィスで固定電話が使用できない場合に電話代行サービスが活用されることもあります。

電話代行サービスの主な機能
電話代行サービスの機能は依頼する会社によっても異なります。基本的な機能からオプションとして追加できる機能もあるため、依頼時によく内容を確認すると良いでしょう。ここでは、多くの電話代行サービスで利用できる、主な機能を見ていきましょう。まず、代表的なサービスとして「電話番号の貸し出し」が挙げられます。個人の場合、事業立ち上げ時は自分の携帯電話番号を使ってやり取りをするケースも多いものです。そして事業を続けるうちに、会社専用の固定番号が必要になるシーンが訪れるでしょう。

しかし、電話番号を取得するには、手間や時間がかかります。このようなときに、電話番号の貸し出し機能を利用すれば、手間をかけず会社専用の固定電話番号をレンタルできます。また、便利な機能の一つが「通話接続サービス」です。お客様や取引先からかかってきた電話の応対をサービス担当者に任せ、依頼者に電話をつないでもらうことができます。オフィスを不在にしがちな個人事業主にもおすすめの機能です。それ以外にも、「通話録音サービス」「携帯連絡サービス」などがあります。通話録音サービスはお客様とサービス担当者の電話内容を録音し、依頼者がその記録を聞くことができるものです。

情報伝達のミスがなくなり、会話の内容をくわしく把握できます。携帯連絡サービスは、録音した通話内容がすぐに依頼者の携帯まで届くサービスです。速やかに通話内容を確認でき、現状把握に役立てられます。

電話代行サービスを利用するメリット

個人事業主が電話代行サービスを依頼すると、具体的にどのようなメリットを得られるのでしょうか。主なメリットには、以下のようなものが挙げられます。

固定電話番号を取得できる
個人事業主が事業を立ち上げた際、会社専用の電話番号を取得しようと考える人も多いでしょう。なぜなら、自分の携帯電話番号だとプライベート感があり、お客様や取引先に不信感を抱かせてしまうおそれがあるためです。このように、会社専用の電話番号はお客様や取引先からの信頼を得るために重要なものといえます。電話代行を利用することで、会社専用の固定電話番号を簡単に取得できます。

本業に集中できる
従業員を雇っていない個人事業主の場合、仕事に関わる連絡や作業など、すべて自分で行わなければなりません。すると、どうしても時間が足りなくなってしまうものです。特にお客様や取引先から電話がかかってくると、その対応に追われて本業に手が回らないというケースも少なくありません。このような煩わしい対応を電話代行に任せることで、本業に集中することができます。電話を気にすることなく、思う存分仕事に打ち込めるようになるでしょう。

コストカットを見込める
事業拡大とともに、電話応対などを任せるために従業員の雇用を検討するケースもあるでしょう。しかし、この場合人件費が発生します。それに、雇用した人が退職してしまうリスクも考えなければなりません。電話代行サービスであれば、従業員を雇わずに済みます。従業員が退職してしまう心配もありません。それに、従業員を雇うよりも低コストで済む場合があります。予算内で依頼できるサービスを探すことで、経費削減につなげられるでしょう。

イメージアップを期待できる
電話代行サービスは、自分に代わってプロのサービス担当者が応対します。丁寧な言葉遣いと対応でお客様や取引先などに接することができ、会社のイメージアップにつなげられます。従業員を雇って一からマナー研修を行う必要がなくなり、無駄な時間や労力をかけずに済む点も大きなメリットといえるでしょう。

電話の取りこぼしがなくなる
個人事業主の場合、外出などでオフィスを留守にしているときに電話がかかってくると困るものです。不在時に電話に出られないことで、ビジネスチャンスを逃している可能性もあります。電話代行サービスを利用すれば、このような電話の取りこぼしがなくなります。不在時にお客様や取引先から電話がかかってきても、サービス担当者が応対し、必要に応じて依頼者まで電話をつなげてくれるため安心です。ビジネスチャンスを逃さず、自身の予定を優先して活動することができます。

仕事とプライベートのメリハリをつけられる
個人事業主やフリーランスは時間や場所にとらわれず、自由なスケジュールで働けるケースも多くみられます。だからこそ、「平日のみ働く」「18時には仕事を終える」というように、自分でメリハリをつけて働くことはなかなか難しいものです。また、休みでも「お客様や取引先から電話がくるかもしれない」と身構えてしまうケースもあります。この場合、人によってはしっかりと休息を取ることができないでしょう。電話代行サービスを利用して電話応対を任せれば、仕事と休みのオンオフをしっかりとつけられます。休みの日に「電話がかかってくるかもしれない」という不安がなくなり、身も心も休めることができるでしょう。

個人事業主が電話代行を利用するのはどのようなとき？

実際に個人事業主が電話代行の利用を考えるのは、どのようなときなのでしょうか。ここでは、主な利用シーンをまとめています。

仕事に集中したいとき
個人事業主が電話代行を利用するシーンとして多いのは、仕事に集中したいときです。電話代行を利用することで電話応対を任せられ、仕事の手を止める必要がなくなります。本業に集中できる環境をつくりたい人にとって、最適なサービスといえるでしょう。

問い合わせ窓口を設置したいとき
個人事業主のなかには、ネットショップを運営している人もいるでしょう。ネットショップ専用の固定電話番号を取得し、問い合わせ窓口として設置する目的で電話代行を利用するケースも多くみられます。受注・問い合わせ・返品対応など、プロのサービス担当者に問い合わせ窓口を任せることができます。

新しく人を雇う余裕がないとき
事業を立ち上げたばかりのときは、人を雇う余裕がないケースも多いものです。このように、人件費や教育の手間をかけられない場合にも、電話代行が活用されます。電話代行のプロに外注することで、人を一から雇って教育する必要がなくなります。その結果、教育にかかる時間やコストを削減できるのです。

電話応対が苦手で誰かに任せたいとき
なかには「人と話すのが得意ではない」「電話応対が苦手」という人もいます。電話対応に苦手意識がある場合、多少の費用がかかっても電話代行サービスを利用したいというケースもあります。

オフィスにいないことが多いとき
電話代行は出張や取材など、外出が多くオフィスを不在にしがちな個人事業主に高いニーズがあります。プロのサービス担当者に電話対応を任せられるため、オフィスを留守にしていても安心できます。

電話代行サービスの選び方とチェックポイント

電話代行といっても、さまざまなサービスがあります。そのため、電話代行サービスを利用しようと考えているものの「選び方の基準がわからない」と悩む人もいるのではないでしょうか。そこで、この記事では個人事業主が電話代行サービスを選ぶときにチェックしたいポイントを紹介します。

価格設定
電話代行サービスを選ぶ際に、よく確認しておきたいのが価格設定です。起業して間もない個人事業主の場合、格安の電話代行会社を選ぶと負担が少ないでしょう。とはいえ、格安だからといって安易に選ぶと、満足のいくサービス内容ではなかったというケースもあります。料金だけではなく、あわせて企業の歴史やサービス内容をしっかりと確認して選ぶようにしましょう。なお、料金やサービス内容など会社の詳しい情報は、基本的にホームページで確認できます。

従業員の質
電話窓口はお客様・取引先と自社とをつなぐ、重要なものです。その対応の良し悪しによって企業のイメージが決まるといっても過言ではありません。会社の窓口ともいえる電話応対を任せるからこそ、従業員の質をきちんとチェックする必要があります。従業員の育成に力を入れている企業であれば、その内容をホームページなどに記載しているケースが多いでしょう。どのような教育を行い、どのような人材が在籍しているのか、よく確認したうえで依頼を検討しましょう。

オプション機能
基本的な電話応対業務以外に、どのようなオプション機能が提供されているのか確認しておくと安心です。たとえば、受電内容を報告するための電話連絡やメール連絡、チャット通知などのサービスを提供する会社もあります。このオプションの内容や料金は依頼する会社によっても変わってきます。なかには、携帯転送NGだったり、オプションがあっても高額だったりするケースもあるため注意が必要です。あらかじめ予算や自身が求める機能を洗い出したうえで、必要なオプション機能が用意されている会社を選びましょう。

無料期間の有無
電話代行サービスを依頼する際は、無料期間の有無をチェックすることがおすすめです。会社によっては無料期間を設けており、契約を結ぶ前に無料でサービスをお試しできるケースもあります。無料で試してみて納得がいけば契約という流れになるため、「本当に自分に合うサービスだろうか」と不安になることもありません。契約して後悔したり、無駄なコストが発生したりすることもなく安心です。それに、無料期間を設けている電話代行サービスは、自信を持っている会社が多い傾向にあります。そのため、電話代行サービスの選び方に悩んだときは、まず無料期間が設けられている会社を基準にすることも一案です。