お役立ち情報

弁護士など士業事務所で電話代行を利用するメリットとポイント

電話代行をフル活用する弁護士・司法書士事務所

弁護士

近年、弁護士・司法書士に相談したい、話を聞いてもらいたいというお客様は増加しており、今後もマーケティング次第では需要は高まる傾向にあります。人生に悩む人は多く、それを誰に相談すれば良いのかわからない。人気の占い師が絶える事なく存在することが示しているように、本来は弁護士・司法書士の先生に相談しておけば簡単に解決できた事、守れた命もあるかも知れません。誰でも弁護士・司法書士に相談できる事は凄く良い事だと思います。金銭的な問題はあっても、無料の占い相談が少ない事を見れば手軽に先生に相談できる仕組み、顧問契約は法人だけではなく、個人にも身近になるような未来があっても良いのではないかと思います。しっかり聞いてもらえる先生がいれば救われる事も多くあるはずです。そして電話代行をフル活用すれば窓口の役割を果たせます。

弁護士事務所に相談をしたい人が増えてきている背景

対人トラブルや遺産相続、離婚問題、借金問題など、一般の人でも弁護士に相談する機会は増えています。それだけ、日常にトラブルが多いということなのかもしれません。これは自身の経験から感じたことですが、実際に何か起こったときに困るのは刑事事件より民事事件です。トラブルが起こったときにまず相談しようと考えるのは、通常は警察ではないでしょうか。ところが、相談をしても警察が動いてくれることはなかなかありません。明らかな犯罪行為に及ぶものであれば警察は動いてくれますが、実際には民事の枠を超えないものが多いためです。

現代では、刑事事件に至らない場合でも面倒なことに発展するトラブルは増えつつあります。たとえば、職場でのパワハラやマタハラなどもその一つでしょう。ストーカー行為や近隣トラブルなど、生活していくうえで誰が遭遇してもおかしくない問題の多くは、民事でしか解決できません。実際に事件に発展することはなくても、巻き込まれると非常に厄介で生活に支障を与えることは多いものです。こういった世相を反映して、弁護士をはじめ無料相談を実施している法律事務所は増えています。ほかにも、自治体による無料電話相談や法テラスでの無料相談などもあります。

違う言い方をすれば、トラブルの増加と同様に相談窓口や対応する機関も増えているということです。以前なら、弁護士というだけでハードルが高いと感じる人は多かったかもしれません。しかし、今では一般の人でも弁護士の相談や依頼を考えることに抵抗がなくなりつつあります。筆者自身、これまでいくつかのトラブルに巻き込まれ、何度か弁護士への相談や依頼をしています。重要な案件であるほど、いくつかの法律事務所を訪れ、何人かの弁護士に相談しています。そして、その都度もっとも自分の悩みに寄り添ってくれた弁護士に依頼してきました。もちろん、案件の知識や対応経験が豊富であることも重要な決め手です。

弁護士人口が増えている昨今、いかに相談を受ける機会を逃さないかが成約件数を伸ばす第一の要因ではないでしょうか。もちろん、弁護士にはそれぞれに得意分野があります。しかし、これまで弁護士に依頼することがなかった人にとっては、そのような事情はわかりません。「まずは相談したい」と思う人がほとんどでしょう。そして、戒告処分を受けているなど弁護士によほど問題がない限りは代理人契約を結び、問題解決を依頼するわけです。

法テラスのように、弁護士費用の立て替え制度も弁護士への相談のハードルを下げている要因でしょう。気になったことは電話相談や無料相談ができ、さらに必要だと感じたときは相手方との話し合いを代行してもらえます。弁護士に依頼すれば、結果はどうあれ安心できることは確かです。弁護士をはじめ法律のプロに依頼することでどのようなメリットがあり、どういった解決ができるのかといった情報を得やすくなったことも相談件数が増えている要因と考えられます。

電話代行を利用することで得られるメリット

ここでは、弁護士事務所が電話代行サービスを利用することで具体的にどのようなメリットが想定できるのかを解説していきます。

事務所が不在のときでも電話を受けられる
最初にあげられるメリットは、事務所を留守にしているときでも電話を受けられることです。特に個人で法律事務所を経営している人であれば、大きなメリットになるのではないでしょうか。弁護士で受付を雇用していないケースは少ないかと思いますが、司法書士や行政書士の中には1人で経営している人もいます。そのような事務所だと、外出する際は留守電にするか携帯電話に転送するしかありません。しかし、転送したからといって出先で込み入った相談に応じられることはなかなかできないでしょう。無料相談の予約なども、その場でメモを取るのは難しくなります。

その点、電話代行サービスを利用すれば、細かい内容についてはオペレーターが聞き取りを行ってくれます。新規のお客様が留守電にメッセージを入れることはなかなかないかと思いますが、オペレーターが対応してくれればお客様を逃すこともないでしょう。少なくとも、事務所にかかってきた電話の取りこぼしを減らすことはできます。電話代行サービスの場合、24時間対応しているケースが多いのもメリットの一つです。トラブルはいつ起こるかわかりません。法律に詳しくない一般人にとって、問題が起こったときにすぐ電話できる法律事務所があることは安心感につながります。

筆者もトラブルに巻き込まれたときはそのように感じました。たとえ、その場で解決に至らなくても、相談の予約ができたり、折り返しの電話の約束をもらえたりするだけで安心感は得られます。しかし、だからといって弁護士が夜間や早朝も対応するのは難しいものです。受付や事務が在籍している法律事務所でも、24時間体制で対応することはできません。しかし、電話代行サービスがあれば法律事務所が対応できない休日や時間帯でもお客様からの電話を受けることができます。

無料相談専用の受付として活用できる
やや規模の大きい法律事務所になると、弁護士や司法書士などのほかに受付や事務も複数名勤務しているのが一般的です。しかし、事務所の規模が大きくなるほど抱えている案件数も増えるため、事務処理も膨大なものになっていきます。問い合わせや無料相談の予約にはなかなか時間を割けないことも出てくるでしょう。そのようなときに電話代行サービスを利用すれば、無料相談専用の受付として使うことができます。無料相談の番号を個別に設け、専用の受付として外部に置けば事務所内で対応することはありません。事務所で対応するのは、すでに依頼を受けている顧客や案件に関係する機関からの電話に限定することが可能です。抱えている案件に集中することができるのは、大きなメリットになるでしょう。

無料相談日の日程や調整については、いくつかの解決策が考えられます。例えば、あらかじめ無料相談日と1人当たりの対応時間、相談可能人数を決めておけば、オペレーターが電話口で調整しながら予約を埋めることが可能です。あとは、予約状況の報告をもらって無料相談日当日に対応するだけで済みます。このように、専用の受付を外部に出すだけで、事務所内の仕事を大幅に削減できます。

電話代行を決める際に押さえておきたいポイント

最後に、法律事務所が電話代行サービスを導入する際に押さえておきたいポイントについて紹介していきます。

法律事務所の窓口として適切な研修体制が整っているか
弁護士事務所の場合、特に気をつけて判断したいのは「法律事務所の窓口として適切かどうか」という点でしょう。電話代行サービスの仕事は、弁護士や法律事務所の事務に代わって電話対応をすることです。単なるオペレーターという立場をわきまえず、法律に関わることを安易に口にするようなことがあってはいけません。たとえ専門的な内容ではなくても「裁判に勝てますから大丈夫です」「それは、相手に問題がありますね」などといった発言をされたら大変です。代行という枠を逸脱した発言を勝手にされることがあっては、弁護士の信頼を損なうことにもなりかねません。または、お客様の相談に勝手に答えてしまい、無料電話相談のようなことをされても困ります。

電話代行サービスを導入するときは、研修が行き届いているかどうかを重視することが大切です。特に法律事務所の場合、かけてくるお客様の側も電話相談ができるものと思っていることもあるので注意したほうがいいでしょう。電話をかける側として考えれば、電話がどこにつながっているのか判断できないことは多いものです。仮に弁護士事務所につながっても、受付や事務方が安易な発言をすることは通常はありません。ただし、それは法律事務所に勤務しているからで、安易に口にしてはいけないことをわきまえているためです。電話代行サービスにも、同様の教育が行われていることが重要になってきます。

費用面とプラン内容が自社に合っているか
電話代行サービスを導入にするにあたって、確認しておきたいことの一つは費用です。実際の料金体制は電話代行サービスによってそれぞれ違います。また、同じ会社であってもプランによって料金は異なるのが一般的です。自社に合ったプランがあるかどうかを確認し、そのうえで納得できる費用かどうかをポイントにおいて判断するといいでしょう。無料相談の予約など受付を代行してもらう場合は、1日にかかってくる電話回数で考えるのもひとつです。受ける電話の回数でプラン分けをしている電話代行サービスなら、自社の規模に合わせて無駄のない料金で利用できるかもしれません。

夜間や休日だけ導入する場合や予約専門として利用する場合など、電話代行サービスの使い方はいろいろです。自社で困っていることは何かをまず洗い出し、どのように利用するかあらかじめ決めておく必要があります。そのうえで自社の課題に近いプランを用意している電話代行サービスを探し、見積もりを出してもらって検討することが失敗を避けるポイントです。また、導入してからプラン変更ができるかどうかも確認しておくといいでしょう。無料期間を設けているところがあれば、本契約の前に感触を試すこともできます。

受電内容の通知手段が自社に適しているか確認する
実際に受けた電話をどのように通知してくるかは、電話代行サービスによって異なります。すぐに連絡が必要なときは、携帯電話もしくはLINEなどを使うケースもあります。特に急がない場合はメールやチャットなどを使うことも多いでしょう。少なくなってはいますが、日時報告書などはFAXを用いるケースも見られます。電話代行サービスで用意している通知手段が、自社に対応しているかどうかは重要な問題です。サービス自体は納得のいくものでも、通知手段に問題があっては導入したあとにトラブルが起こりやすくなります。ただし、可能な通知手段がない場合でも、対応できるように準備してくれるかどうか確認したほうがいいでしょう。

お問合せフォーム 進化する電話代行システム AFクラウドシステム

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対安い電話代行サービス

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

アフターコールナビ電話問合せ TEL0120-959-002

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理(モニタリング)の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円~、24時間365日でも21450円~、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している通販サイト運営企業、よくある質問対応などの企業におすすめです。

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです、手配先が全国やエリアが広い場合も問わず対応しております。FAXの受信受付から手配業務、FAX手配、メール手配にも対応。

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン電話代行をプラスすることで、メールのあとに電話をしてこられるお客様にも敏速に対応することが可能となります。通販サイト・求人の応募応対などに大好評のサービスです。

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業に導入をして頂きたいサービスです。お客様相談室を設置することでお客様の声を多く拾い、サービスの向上、品質管理、スタッフへの引き締め効果もあります。これを外部委託にすることで、お客様の声が消される心配がなくなります。

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、アフターコールナビ定番のサービスです。物件案内・内見案内・入居者サポートと全てを365日対応致します。利便性が上がりますので、売上向上効果と入居者からの評価も上がる効果が期待できます。

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。それ以外でも予約・キャンセルの受付をしてほしいサービスなら全業種ご利用頂けます。アフターコールナビから予約スケジュールのひな型も無償でご用意します。

プラン名 月額料金 サービス内容
スタートプラン 月額8,250円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし
スタンダードプラン 月額16,500円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応
ネクストプラン 月額44,000円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
保守連動プラン 月額66,000円~ 修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
クレーム電話代行プラン 月額13,200円~ クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
メール受信・送信代行 月額11,000円~ メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります

ご利用実績

住宅設備メーカー、不動産会社、自動車販売店、通販サービス、弁護士、司法書士、税理士紹介業、比較サイト、ロードサービス業、水道メンテナンス業、整体鍼灸、ネイルサロン、サービス業、情報通信業、インターネット営業、システム開発会社、ソフトウェア販売会社、教育教材販売会社、塾スクール、リフォーム業、人材派遣業など、さまざま業種に対応しております。