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休日のみの電話代行サービスとは？

電話代行サービスとは？休日のみも可能？
働き方改革やテレワークの推奨で、手軽に利用することが出来る電話代行サービスを導入する企業が増えてきました。電話代行サービスとは企業などの電話対応を引き受けてくれるもので、依頼した会社の従業員が企業のスタッフとして電話に出てくれます。依頼した企業に出向して電話を取るのではなく、掛かってきた電話は代行業者に転送して専用のコールセンターで対応します。常に問い合わせの電話が掛かってくる、人手不足で電話対応することが出来るスタッフが居ないときなどによく利用されているのが特徴です。また平日だけでなく、休日のみの電話代行サービスも実施されています。このサービスは休日に社員がオフィスに居ない、土日にも問い合わせの電話が掛かってくることが多いケースでも使われているのです。休日の電話代行サービスでは社員がしっかりと休めるように、対応した電話の内容はメールで送られることもあります。

休日のみの電話代行サービスの内容
電話代行サービスは受電業務の代行や受注業務代行、不在対応などのサービスが受けられます。受電業務の代行では電話を掛けてきた相手の社名や氏名、用件や連絡先を控えてくれるのです。休日の電話代行では電話やメールでの報告はもちろんのこと、チャットなどで電話が来たことを知らせます。受注業務代行は商品の注文の受付や追加での購入受付、新規の受注などを請け負ってくれるものです。商品の受注ではあらかじめ用意したマニュアルやトークスクリプトなどに沿って、そのまま対応してくれるのが良いところです。さらに不在対応ではオフィスに人が居ないことを伝えてくれたり、営業や勧誘の電話なら代わりに断ってくれたりします。

休日のみの電話代行サービスを選ぶときのポイント
サービスを選ぶときには、必ず対応してくれる時間帯や曜日を確認しましょう。企業や職種によっては休日が土日ではなく平日の場合もあるので、自分たちの会社の休日に合わせて対応してくれるのかを調べます。休日だけでなく平日も対応してほしいと思うときには、24時間対応のサービスを選ぶのも賢い方法です。受電内容の通知方法を確認することも大切で、掛かってきた電話はどのような方法でお知らせが来るのか確かめましょう。携帯電話やメール、チャットやFAXなど色々な方法で通知されるので、自分たちに合った方法でお知らせしてくれるものを選びます。費用をきちんとチェックすることも重要です。休日のみの電話代行サービスは少しだけ割高になることもあるので、料金は必ず見ておきましょう。休日の料金を出来るだけ安く抑えたいときには月額料金が決まっていて、どれだけサービスを利用しても値段が変わらないものにします。導入しているときにも定期的にサービス内容や料金の見直しをして、より良いサービスがないか探すことも大事です。疑問に思った点があれば代行業者に問い合わせてみたり、契約内容を変えて貰ったりしましょう。

休日のみの電話代行サービスを利用している企業

在宅ワークを導入している中小企業
在宅ワークを推奨している中小企業では出社する社員の減少で電話対応をする人が少なくなり、電話代行サービスを利用するケースがほとんどです。特に休日に電話対応のためにスタッフを会社に行かせるのが申し訳無いという理由もあり、多くの中小企業では電話対応を頼んでいるのです。休日に掛かってきた電話で緊急性があるものだけを社員に転送するようにして、電話代行を上手に使っている中小企業もあります。

個人事務所を持つ法律家
個人で開業をした弁護士事務所や司法書士事務所なども、休日のみの電話代行サービスを使っている傾向にあります。弁護士や司法書士は外出する機会も多く、平日だけでなく休日にも外でクライアントと打ち合わせをすることも珍しくありません。すると休日も事務所に居ない時間が増えていき電話対応をする暇がなく、業務に掛かりっきりになることがあるのです。そこで休日にも電話対応をして貰える電話代行サービスを導入しています。電話代行サービスの中でも法律の知識がある専門のサービスを利用しているのが特徴的です。専門の電話代行サービスなら裁判所からの問い合わせにもスムーズに応対してくれて、トラブルも起こりにくくなります。法律に関する内容や用件もきちんと理解してくれるので、業務に支障が出ることもありません。

不動産会社
不動産会社では物件や土地の問い合わせが多く、休日でも電話がひっきりなしに掛かってくることもあります。顧客がわざわざ企業や店舗に足を運んでも誰も居ない、電話に出てくれないというトラブルも相次いで起こっていたのです。たまたま社内に居合わせたとしても来客の応対中に電話が掛かってきて、話しを中断しなければならないこともあります。電話代行サービスを利用すれば休日もスムーズに問い合わせに対応してくれるので、来客があっても安心して仕事に集中することが出来たという事例もあるのです。

クレーム電話が多いメーカーや通信販売業者
メーカーや通信販売業者にはクレームや苦情の電話が来ることがあり、一つ一つ対応しているとキリがありません。さらに電話の相手は感情的になっていることもあり、全ての言い分を聞いていると時間が足りません。平日だけでなく休日も掛かってくることから、休日のみの電話代行サービスを利用するメーカーや通信販売業者が増加しているのです。電話代行サービスでは顧客の言い分を全て聞いてくれて、冷静に対応してくれます。オペレーターのプロが応対してくれるので顧客の怒りを鎮めて、早期解決に繋がるのです。クレーム処理をした内容などは書類などにまとめてくれて、今後の対策などに役立てられるのも嬉しいポイントです。

住宅リフォーム会社
住宅リフォーム業界では次々と新しい会社が作られ、競争が激しい業種となりました。その中で生き残るためにもいつでも電話に出られる体制を整えたいと、休日のみの電話代行サービスを利用する企業が増えていっているのです。休日や深夜にインターネットを見て問い合わせをするのが一般的になってきたこともあり、電話代行を導入するリフォーム会社が続々と登場しています。電話代行サービスをお客様相談センターとして休日だけ活用し、問い合わせがあればすぐに対応出来る体制にしているのです。新規の顧客から電話が来たときには担当者にメールで知らせていつでも掛け直すことが出来るように、緊急性の高いものはすぐに担当者に電話をして応対して貰う方法です。

葬儀会社
葬儀会社は平日や休日関係なく、問い合わせがひっきりなしに掛かってくることがあります。時間帯や曜日はほとんど関係なく、いつでも電話が取れる体制にしなければなりません。そんな葬儀会社は代行サービスを利用していることが多く、休日でもすぐに対応出来るように工夫しています。問い合わせが来たことはすぐにメールや電話で教えて貰えて、休日も葬儀の準備などに取り掛かかれるようにしているのです。

休日のみの電話代行サービスを利用するメリット

しっかりと休むことが出来る
休日に電話対応をしようと思うと担当者を出勤させたり、ローテーションで誰か一人を出社させたりしなければなりません。ですが代行サービスならオフィスに誰も居ない状態でも電話対応することができ、社員はしっかりと休む時間を確保することが可能になります。休日出勤という面倒が無くなり、皆がきちんとリフレッシュする時間を作れるのです。緊急性の高いものはすぐに担当者が知らせてくれるので、その時だけ対応すれば問題ありません。電話に出れないことで何か起きるのではないかとビクビクする必要も無くなり、精神的な負担も軽減出来るのはメリットの一つです。

コストの削減に繋がる
電話対応専門のスタッフを導入しようと思うと、当然人件費が発生します。優秀な人材を集めるための求人広告費や、担当者を育てるための研修期間にも給与は出さなければいけません。企業によっては人件費はそこまで出すことは出来ない、プロを育てる金銭的な余裕が無いこともあります。電話代行サービスなら最低限の費用だけで利用することが可能で、人件費はほとんど要りません。すでに研修を受けた担当者が応対してくれて、余計な費用を払わずに済むのです。必要な時間帯のみの利用料金だけを払えば良いので、トータル的にはお得になります。

ビジネスチャンスを掴める
仕事の依頼や商品の注文などビジネスチャンスが潜んでいる電話ですが、いつ掛かってくるのかは社員の誰も分かりません。平日の就業時間はもちろんのこと、顧客によっては休日に掛けてくることもあります。せっかく掛けても留守番電話だと仕事を依頼するのを辞めてしまったり、商品を注文するのを諦めてしまったりする事態も相次いでいます。代行サービスを使っていればこのような電話を取り逃がすことなく、ビジネスチャンスをきちんと掴めるのです。

企業のイメージアップ
休日のみの電話代行サービスを依頼すれば、企業のイメージアップに繋がるのもメリットです。休日に電話をしてもきちんと対応してくれた、担当者が丁寧に話しを聞いてくれたと企業の好感度が一気に上がるのです。どんなときに電話をしてもちゃんと応対してくれるという安心感も与えられて、企業への信頼も高まっていきます。

専門的な内容の電話も対応してくれる
代行サービスを利用する企業によっては専門用語を理解しなければならない、商品の説明をしなければならないことがあります。依頼する代行業者のオペレーターたちは厳しい研修を受けたプロばかりなので、専門的な電話にも難なく対応してくれるのが良い部分です。事前に業務内容や商品説明などの資料を渡しておけばその内容に合わせた応対をしてくれて、安心して任せられます。サービスによっては語学が堪能スタッフも在席していて、海外の問い合わせも受け付けてくれます。