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メール代行サービスはどのようなサービス？

メール代行サービスというのは、メールの作成や送信などメール配信に関する様々な業務を代行してくれるサービスです。顧客から送られてくる問い合わせメールの返信はもちろん、お知らせメールの配信やメルマガの配信など、様々な業務を委託することができます。月に数件しかない、ホームページからのメール問い合わせの対応に困っている人もいるでしょう。返信が遅い、後回しにしてしまうなど、メール配信業務を疎かにしてしまうと様々なトラブルを引き起こします。そんな悩みを解決してくれるのが、メール代行サービスです。

メール代行サービスを利用するメリット

担当者の負担を減らして業務を効率化できる
メール代行サービスを利用するメリットの1つが、業務の効率化を図れるということです。問い合わせメールへの返信、営業メールの作成や送信など、メール配信業務には色々な種類がありますが、どれも手間と時間がかかります。担当者がすべてを行うとなると、他の業務に割く時間がなくなってしまいます。メール代行サービスにメール配信業務を任せれば、優先度が高い他の業務を行うことができます。担当者の負担を減らした上で、業務を効率化できるというわけです。

ミスによるトラブルを防ぐことができる
メール配信は細かな作業が多いため、慣れていない人が担当するとミスを起こしやすい業務です。問い合わせメールを見逃してしまって対応が遅れる、メールの文章を間違えて誤った情報を顧客に伝えてしまうなど、ミスによって自社の信用を失ってしまうリスクがあります。メール代行サービスのスタッフは、メール配信業務を行うプロです。プロに任せることで配信ミスが起きにくくなり、信用を失ってしまうような大きなトラブルを防ぎやすくなります。

コストを削減できる
コストを削減できるというのも、メール代行サービスを利用するメリットの1つでしょう。メール代行サービスを利用すると料金がかかるため、逆にコストが増えてしまうのではないかと思う人がいるかもしれません。しかし、自社でメール業務を行う人材を雇うとなると、かなりの人件費がかかります。それに比べれば、メール代行サービスの利用料は高いとは言えないでしょう。

また、ダイレクトメールやFAXなどを使い、営業活動や顧客の対応を行っている場合、メール配信に切り替えることでコストを削減できます。コストを抑えつつ、知識や経験が豊富なプロのスタッフにメール配信の業務を任せられるというのは、メール代行サービスを利用する大きなメリットです。

メール代行サービスの利用例を紹介！

顧客からの問い合わせメールを代行してもらう
メール代行サービスが利用される事例として特に多いのが、顧客から送られてくる問い合わせメールの返信業務の委託です。自動返信で対応するケースも多いですが、問い合わせの内容は様々ありますのですべてに対応することはできません。また、顧客からの問い合わせに対して定型文の返信を行っていると、信用を失ってしまう可能性があります。メール代行サービスを利用すれば、プロのスタッフが24時間対応してくれるため、ホームページのフォームからの問合せに対して迅速に対応することができます。問い合わせの返信が早ければ成約する確率もアップするでしょう。また、対応する時間帯も選べるサービスであれば、営業時間などに合わせて柔軟に対応してもらえます。

クレームメールの対応を任せる
ビジネスを行う上で重要になるのがクレーム対応です。どんなに注意してサービスを提供していても、クレールメールは送られてきます。その時の対応次第で、企業の信用度が決まってしまいますので適切に対応する必要があります。メール代行サービスには、クレーム対応に慣れているプロのスタッフが在籍しています。誠意を持って丁寧に受け答えしてくれるプロに任せれば、クレーム処理もスムーズに行うことができるでしょう。

営業メールの代行を依頼して新規顧客獲得を目指す
営業メールの配信をメール代行サービスに依頼するケースも少なくありません。新規顧客を獲得するために営業メールは有効な手段ですが、ただ闇雲に送ればよいというわけではありません。送り先の企業に合わせて最適な文章を作成する、送る頻度を考えるなど様々な工夫が必要になります。メール代行サービスに依頼すれば、文章の作成や修正はもちろん、見込み客のリストアップやリスト作成などを行い、効果的な営業メールを作成してくれます。営業メールを送る作業は時間も手間もかかるため、メール代行サービスに任せて負担を減らす企業が多くなっています。

メルマガの配信を任せる
ユーザーに対して様々な情報を伝え、新規顧客を獲得するためにメルマガを配信している企業は多いです。メルマガというのは、ユーザーが求めている情報を見極め、魅力的な情報を発信しなければ思ったような効果を得られません。メール代行サービスに依頼すれば、ユーザーのニーズを調査して効果的なメルマガを配信してくれます。コンテンツの作成から配信作業まですべて任せられるということで、メール代行サービスにメルマガの配信を任せる事例が多くなっています。

効果測定の代行などメール配信業務のサポートを依頼する
メール配信業務は、メールを配信すれば終わりというわけではありません。問い合わせの返信メールや営業メールなどを送った後、しっかり効果が出ているかなどを検証し、改善を行うことでより効果を高めることができます。メール代行サービスの中には、メール配信の効果測定や改善提案などのサポートを行ってくれるところがあります。配信したメールをどのくらいの人達が見てくれているのか、クリック率がどうなっているのかなど細かく分析し、改善点の提案をしてくれます。数値を細かく分析して適切な改善施策を講じるのは、専門的な知識がなければ難しいため、メール代行サービスに依頼する企業が増えています。

メール代行サービスを選ぶ時のポイント！

料金を見て選ぶ
メール代行サービスを利用する時、気にしておくべきなのが料金に関してです。サービスによって料金体系は変わりますが、月額基本料と従量課金制を組み合わせた料金体系になっているサービスが多くなっています。月額基本料は毎月固定ですが、従量課金に関してはメールの配信件数が多くなればなるほど料金が高くなります。まずは料金体系がどうなっているのかを把握し、予算内に収まるかチェックしましょう。ただし、料金が安ければよいというわけではありません。サービス内容と料金のバランスを考えて、自社に合ったサービスかどうか見極めることが大切です。

どのような業務に対応してもらえるかチェック
メール代行サービスが行っているのは、メール配信の代行だけではありません。クレーム対応や営業メールの作成など、サービスによって代行できる業務の範囲が変わります。良さそうなサービスを見つけても、委託したい業務に対応していなければ意味がありません。まずは自社にはどのようなサービスが必要なのかを考えて、対応してもらえるメール代行サービスを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策がしっかりされているか
メール配信業務を行う際に、氏名や住所、電話番号など顧客の個人情報を取り扱うケースは少なくありません。そのため、メール代行サービスに業務を依頼する場合には、セキュリティ対策がしっかりされているかどうかチェックしておくことが大切です。セキュリティ対策が不足している業者に依頼してしまい、万が一個人情報漏洩などのトラブルが起きてしまうと、信用を失うなどの大きな損害を受ける可能性がありますので注意が必要です。

実績を見ておく
これまでどのようなサービスを行ってきたのか、実績を見ておくことも大切です。実績をチェックすれば、どのような業務を得意としてる業者なのか見極めることができます。

配信件数の上限を確認
メール代行サービスは、業者によって配信件数の上限が決められているケースがあります。多くの顧客を抱えて膨大な数のメール配信を行っている場合は、事前に自社の配信件数を確認しておき、対応できる業者に依頼するようにしましょう。

対応時間も大切
24時間365日対応しているメール代行サービスもありますが、すべての業者がそうとは限りません。対応時間が限定されている業者に依頼してしまうと、問い合わせメールの対応などが遅れてしまう可能性があります。対応の遅れはクレームが発生する原因になりますし、信用を失うことにも繋がりますので注意しましょう。

おすすめのメール代行サービス！

様々なメール代行サービスがありますが、おすすめなのがアフターコールナビです。電話代行や秘書代行など様々な代行業務を行っている業者で、メール対応代行プランも用意されています。月額11,000円～という格安の料金設定になっていますし、返信に対する従量課金制となっているため、受信に対しての費用は発生しません。メールの返信対応は24時間365日可能となっています。

アフターコールナビにメール代行を依頼し、昼間でも深夜でも素早くメールを返信できる体制を整えることで、顧客の満足度を高めることができるでしょう。メール代行サービスとコールセンターを合わせて依頼できるのが、アフターコールナビの特徴です。メール代行サービスだけ依頼することも可能ですが、コールセンターを合わせて利用することで、顧客に対してより手厚いサポート体制を整えることができます。

ホームページのフォームからの問合せや注文に対しての対応は、すべてオペレーターによる手動返信で自動返信などは一切使用していません。素早いだけではなくプロによる丁寧なメール配信を行うことで、成約率を高めることができるでしょう。自社開発のクラウドシステムを利用できるのも魅力です。アフターコールナビのAFクラウドシステムは、様々な情報を管理画面から確認できる双方向型のシステムです。毎月の請求書や費用の支払状況などがすべてクラウドシステムに集約されていますので、安心してやり取りできます。

自社が使用している既存のアドレスで対応してもらえるのも嬉しいポイントです。別アドレスでの対応になると、顧客とメール代行サービスの間でやり取りしているメールを常に確認することが難しくなります。しかし、既存のアドレスで対応可能なアフターコールナビなら、メール内容の把握がしやすくなります。返信用の文章をリアルタイム更新してくれるサービスや多機能な管理画面が標準装備されているのもポイントです。