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電話代行サービスとは?メリットや業種ごとの利用法を紹介

人件費削減・リストラ後の必須アイテムのひとつが電話代行

人員削減・コスト削減

人材確保は経営者に取って常に悩ましい課題であります。高度なスキルや高いモチベーションの従業員を確保することは非常に難しいのが現実。野球に例えれば、現役バリバリのメジャーリーガーを社会人野球にスカウトする位、高いハードルです。年俸以外にも働く場所や環境などもネックになります。景気変動が激しい昨今、人員不足、余剰人員の調整も周期が短くコスト高になりがちです。いざ大型契約を取れた時に人手が足りない。大型契約を失ってしまった場合に大量のリストラを行わなければならない、そんな経験を経営者ならば苦い経験としてトラウマになっているのではないでしょうか。人材確保は経営者を悩ませる解決できない課題であります。最近JOB型と流行っていますが、新しい切り口として人材確保の多角化を実行してみてはいかがでしょうか。自社の人材とは別に派遣、フリーランス、外注業者と人材の多角化。もちろんその為のシステムや業務手順の統一など課題はありますが、非常に前向きで可能性を秘めた策であると思います。更に少ない業務については専門の外注業者へ委託するか、自社ソフトを開発してシステム化することで、問題は解決することでしょう。良い人材が来ないと嘆くよりも1つ1つ挑戦して行く事で解決への糸口が見つかるかも知れません。

電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、依頼者にかかってきた電話を転送し、電話代行サービス会社のオペレーターが一次応対として顧客の名前や連絡先、問い合わせ内容をヒアリングし、依頼者に連絡するサービスです。コロナ禍によるリモートワークの普及で、オフィスを手放す企業や在宅勤務を行う企業が増えており、営業時間中であっても社員がオフィスにいるとは限らなくなっています。会社にかかってきた電話は従業員が対応するのが一般的ですが、いつでも対応できるとはいえません。

営業時間中でも昼休みの時間やスタッフが全員出払っているとき、通常業務が多忙をきわめているとき、始業前や終業後の時間などは電話の応対が不可能です。電話に出られない場合は留守番電話を設定しておき、後から折り返し電話をすることもできますが、大切な商談中の場合は留守番電話に対応することもできないでしょう。電話がなかなかつながらないと、お客様に対して印象が悪くなる可能性もあります。電話代行サービスを利用していれば、こうした電話に出られない穴の時間がなくなり、お客様からの用件を聞いたうえ、必要ならすぐに連絡をくれるので安心です。

電話代行サービスとコールセンターの違い
電話応対の委託という意味ではコールセンターも電話代行サービスと似ています。ただ、コールセンターはスタッフが多数いて、専用の電話番号を持っていることが一般的です。そのため、委託した場合は会社の電話とは別の電話に顧客から電話がかかってくることになります。また、コールセンターはインバウンドだけでなく、アウトバウンドも行うことが特徴です。それに対して、電話代行サービスの場合は、依頼元の企業のスタッフとして電話応対を行ってくれます。運営規模もコールセンターと比べて小規模なことも特徴です。依頼元の企業にかかってきた電話を受けるので、別の電話番号を用意する必要がありません。

電話代行サービスと秘書代行サービスの違い
電話代行サービスと似ているものに秘書代行サービスがあります。一般的な秘書の業務内容は、電話の応対を始めとしてスケジュール管理、書類作成、来客の応対、事務作業など上司が仕事を効率良く行えるようにサポートを行うことです。秘書代行サービスは秘書業務のアウトソーシングで、電話応対だけでなく、書類作成やスケジュール管理など幅広く秘書業務を請け負います。それに対して、電話代行サービスは電話応対だけに特化したサービスであることが特徴です。

電話代行サービスのメリット

電話代行サービスには多くのメリットがあります。ここからは電話代行サービスのメリットを紹介します。

業務の効率化が図れる
仕事中に電話がかかってくれば、その度に業務を中断して対応しなければなりません。かかってくる電話が多ければ、電話応対に追われて本来行うべき業務に十分な時間を確保できないという悩みにつながることもあるでしょう。会社にかかってくる電話は必ずしも業務に関係するお客様からの問い合わせとは限りません。勧誘やセールスなどの場合もあります。電話代行サービスを利用すれば、そうした不要な電話を遮断し、必要な要件のみメールやチャットで連絡してもらうことが可能です。その結果、本来の業務に集中することができ、作業効率も上がります。

機会損失の防止になり顧客満足度が高まる
お客様から会社に電話がかかってくるタイミングに、必ずスタッフが電話に出られるとは限りません。オフィスの営業時間外、昼休み、営業時間内でも社員がすべて出払っている、目の前のお客様の対応に追われて電話を取れないなどの状況は、十分にありえることです。お客様としては問い合わせをしたくて電話をしてきているのに、電話をかけてもつながらない状況が続けば、心象が悪くならないとも限りません。たとえば、商品の購入を検討していて気になる点を問い合わせしたくて電話しているのに、電話がつながらなければ競合他社の商品を選ぶことを検討してしまうかもしれません。電話が取れないことにより、ビジネスの機会損失のリスクが発生してしまうのです。電話代行サービスを利用すれば、ビジネスの機会損失を避けることができ、顧客満足度も高まることが期待できます。

人件費の削減
中小企業や個人事業主など、人数の少ない会社では営業時間中にかかってきた電話をすべて取るのは物理的に難しい場合があります。また、電話応対を専門的に行うスタッフを雇うことについても人件費がかさむことへの懸念から足踏みしているケースも少なくないでしょう。電話応対を専門に行う人を雇うには採用に伴う広告や教育に関連してコストがかかりますし、急に退職した場合にどう対応するのかも考えなければなりません。電話代行サービスを利用すれば、新な人材を確保する必要もなくなります。電話代行サービスは必要なとき、必要な時間だけ利用することができるので、トータルで見ると人件費のコストダウンにつながります。

テレワークを実施している場合に有効
新型コロナウイルスの感染やまん延に伴って、人々の働き方は大きく変化しています。人との接触を避けるために会社に出社せずに業務を行うテレワークの普及はその最たるものといえるでしょう。コロナ禍になる以前から、場所や時間の制約を受けない働き方としてテレワークは注目されていたため、コロナ終息後にも一定の程度で継続していくと思われます。テレワークを行っている際にはオフィスにいる人の数が減るため、かかってきた電話への対応をどうするのかが課題です。電話代行サービスを利用すれば、こうした課題を解決することができます。

個人事業主や少人数で経営する業種・出張や外出が多い業種が電話代行を利用するメリット

個人事業主や少人数で運営している企業やお店などでは、本業に専念する必要があるため、電話応対に時間を割くことが難しい場合があります。エステサロンや整体院、歯科、クリニック、個人経営の美容室など、少人数のスタッフで対応している場合は、予約客の対応や施術をしている最中に電話がかかってきたとしても、電話応対が難しいケースもあるでしょう。電話代行サービスを利用すれば、安心して目の前のお客様の対応に注力することができます。

IT関連、システムやソフト開発、コンサルタント、弁護士や税理士などの各種士業の場合、デスクワークをメインとするので電話を取れないわけではありません。しかし、電話がかかるたびに応対していると、集中力が削がれるので業務効率が落ちてしまいます。会社や事務所にいる間にできるだけ本業を集中的に行いたいと考える業種の人にも電話代行サービスの利用者は多い傾向です。鍵屋や水道屋など、鍵開けや水道トラブルなどが起きたときにお客様の自宅や現場に出向くことが多い業種では、スタッフが少なければ事務所を空けることが多くなります。

その場合、事務所は留守番電話にしておくか、携帯電話に電話を転送することになるでしょう。しかし、携帯電話は電波の状態が良くなく、通話がうまくできないことがあります。また、移動のため運転中などは携帯電話に電話がかかってきても応対することができません。実際に作業に取り掛かっている最中も、電話がかかってきても応対することは難しいでしょう。お客様から電話がかかってきたのに対応できないと、お客様からの心象が悪くなってしまいます。こうしたケースでは、電話代行を導入することでお客様からの電話を確実に受けることができます。

会社やお店の休業日・営業時間外に電話代行サービスを利用するメリット

休業日や営業時間外のお客様からの問い合わせに対しても、電話代行サービスは大きな効果を発揮します。

土日や平日の休み、年末年始やゴールデンウィークなど、会社の休業日にもお客様から問い合わせが来る可能性があります。そうしたときに電話代行サービスを利用することで問い合わせをしてきたお客様の一次応対ができれば、新規顧客獲得の可能性が増え、売上利益も上げられるでしょう。24時間365日受付可能な電話代行サービスを利用すれば、休業日にお客様から問い合わせがあった場合でも安心です。

学習塾、音楽やダンス、ピラティス、ヨガスタジオなどは営業時間外に問い合わせや体験授業、体験レッスンの申込みなどが入ることがあります。学習塾を始めとした各種教室は絶対的な母数が多いため、生徒獲得にかかる競争も激しい業界です。入会を検討して電話をしてきた人は、営業時間外が理由で電話がつながらなければ、別の教室を選んでしまうかもしれません。電話代行サービスを利用すれば、こうした問い合わせ電話も取りこぼさず、確実に応対することができます。

繁忙期と平常時の差が大きい業種が電話代行サービスを利用するメリット

1日のうちで、あるいは季節ごと、月ごとに繁忙期と平常時がある業種も、電話代行サービスを利用するメリットがあります。

1日の中で忙しい時間帯があり電話を取ることが難しい業種
レストランや食堂、居酒屋など、ランチタイムやディナータイムは目の前のお客様の対応に追われて電話がかかってきても出られないケースもあるでしょう。電話をかけてくる人は、食事の予約をしたい人かもしれませんし、出前をお願いしたい人かもしれません。また、仕入先から電話がかかってくる場合もあるでしょう。しかし、電話に出られなければ、食事の予約をしようとしていた人や出前を頼もうと思っていた人は他のお店にしようと思ってしまうかもしれません。電話代行業サービスは繁忙時間だけ依頼することもできますので、1日のうちに目の前の業務が忙しく電話が取れない時間帯があるという業種にもおすすめです。

平常時と繁忙期で電話がかかる本数が異なる業種
ホテルや旅館などの宿泊業や通信販売業などは、電話が集中する時期とそうでない時期の差が大きいです。繁忙期は他の業務に手が付けられないほど電話がひっきりなしにかかることも予想されます。特定のイベントの主催者なども同様です。イベントの告知があった後は電話がパンクするほどかかってくることもあるでしょう。平常時はスタッフで対応可能な場合でも繁忙期は電話代行サービスに依頼したほうが、業務がうまく回るケースもあります。スタッフにかかる負担も少なくすることができるでしょう。

お問合せフォーム 進化する電話代行システム AFクラウドシステム

電話代行サービスには欠かせない運用システムをアフターコールナビは自社で開発・運用しております。システム内には電話の受付履歴・処理ステータスの変更・複数名で共有利用も可能です。更に電話の履歴一覧、請求書一覧、費用の支払いの確認もできます。ベースは変えずに少しずつ進化させるAFクラウドシステムを無償でご利用頂けます。

雇うより絶対安い電話代行サービス

雇うより絶対に安い電話代行、盤石の体制で24時間365日運営中です。電話代行の利用は保険と同じ、困った時に役立つ、長期に利用を続ければマニュアルが成長するコールセンターとなります。

アフターコールナビ電話問合せ TEL0120-959-002

強み・他社との違い

アフターコールナビの電話オペレーターは実戦的な電話応対とテクニックを身に付けるトレーニングを行い、受付力、受注力、外注業者の手配力、クレーム対応力を高めて実戦的なコールセンターサービスを目指しております。これがクライアントの利益に直結すると確信しております。また基礎の品質として電話の応答率が重要だと考えます。更に自社ソフトウェアの開発により、クライアントとアフターコールナビの連携力を高める為、機能の追加、修正を毎年行っております。24時間365日を安定的に提供すること。更に品質管理(モニタリング)の実施と評価制度の構築・月額の料金とのバランスに重点を置き、安いだけ、高いだけではなく総合力で勝負しています。

各種、業種毎におすすめのプラン

格安の365日プランが月額8250円~、24時間365日でも21450円~、スタートプランはスタートアップ企業から大手企業まで幅広く利用されています。メインが発信業務の企業、土日だけの利用、つなぎ役の一次対応でメールで振分けされる企業など・・

定型のFAQ対応を必要とするプランならスタンダードプラン、単一商品や単一サービスを提供している通販サイト運営企業、よくある質問対応などの企業におすすめです。

変化に対応、マニュアルが決まっていない場合は、ネクストプランがおすすめ。電話応対をしながら対応マニュアルを変更していきます。サービス内容が複雑な場合はレベルは下がります。サービス内容はシンプルですが、それに対するFAQが多い場合など、テクニックが必要な対応を求められる場合などにご利用頂いております。アシスタントが1名付く為、マニュアル変更もスムーズです。

住宅設備のメーカー、自動車販売店系、不動産管理会社向けの駆けつけノウハウを含めたプランは保守連動プランがおすすめです、手配先が全国やエリアが広い場合も問わず対応しております。FAXの受信受付から手配業務、FAX手配、メール手配にも対応。

メールの受信に対する返信を代行します。更に電話代行もプラスすればスピード感ある応対が可能となります。メール受信送信プラン電話代行をプラスすることで、メールのあとに電話をしてこられるお客様にも敏速に対応することが可能となります。通販サイト・求人の応募応対などに大好評のサービスです。

クレーム電話に特化した電話代行ならクレームプラン、全ての企業に導入をして頂きたいサービスです。お客様相談室を設置することでお客様の声を多く拾い、サービスの向上、品質管理、スタッフへの引き締め効果もあります。これを外部委託にすることで、お客様の声が消される心配がなくなります。

不動産賃貸・管理会社向け特化のサービスプラン不動産会社向けパッケージプラン、大好評、アフターコールナビ定番のサービスです。物件案内・内見案内・入居者サポートと全てを365日対応致します。利便性が上がりますので、売上向上効果と入居者からの評価も上がる効果が期待できます。

急にスタッフが不足した、大型連休中のみ、災害、台風、大雪などに利用頂く短期スポットプラン、審査なしすぐにご利用頂けます

整体・ネイルサロン向けのサービスパッケージ、予約受付・キャンセル対応を致します。それ以外でも予約・キャンセルの受付をしてほしいサービスなら全業種ご利用頂けます。アフターコールナビから予約スケジュールのひな型も無償でご用意します。

プラン名 月額料金 サービス内容
スタートプラン 月額8,250円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A対応はなし
スタンダードプラン 月額16,500円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応がメイン、基本項目は対応、Q&A10項目まで対応
ネクストプラン 月額44,000円~ 名前・連絡先を聞いて折り返し対応の他、ヒアリング項目の追加やQ&Aは無制限・マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
保守連動プラン 月額66,000円~ 修理依頼等の受付から手配まで対応するプラン、【電話受付・FAX受信受付・メール受付】【電話手配、FAX手配、メール手配】も対応します。マニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
クレーム電話代行プラン 月額13,200円~ クレーム電話の一次受付がメインとなります。クレームの内容、お名前、連絡先を聞いて折り返し対応。解決プランもオプションにて対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります
メール受信・送信代行 月額11,000円~ メールの受信と送信を手動にて対応します。返信テンプレートを案件毎に作成して対応します。ニュアル作成のアシスタントが付きますので、連携がスムーズになります

ご利用実績

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