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品質がおすすめな電話代行サービス5選!価格勝負の5選も紹介【2023年】

電話代行サービスとは?導入メリットも解説

電話代行

電話代行サービスの活用で、電話業務を効率化するには、運用目的を明確にして自社に合った事業者を選ぶことが大切です。ここでは、電話代行サービスの概要や依頼できる主な業務内容を紹介しながら、導入するメリットについても解説します。

電話代行サービスの概要と主な業務
電話代行サービスとは、企業などの依頼主に代わって電話業務に対応するサービスのことです。場合によっては、「電話秘書」「秘書代行」とも呼ばれるケースもあります。主な業務は、3種類です。1つ目は、オフィスにかかってくる電話を受け取り次いでくれる「電話の一次対応」で、取り次ぐ必要のないケースでも顧客からの問い合わせ内容をタイムリーに共有してくれます。2つ目は、「問い合わせや受注への対応」です。企業の商品やサービスの受注業務の代行、問い合わせに対応するコールセンター業務の代行を依頼できます。

3つ目は、「不在対応」です。企業には、業務に関係のない営業や勧誘の電話がかかってくることも少なくありません。例えば、「席を外しています」「折り返し連絡します」などの対応で、こうした営業や勧誘電話を取り次がないように依頼することも可能です。

導入メリット
電話代行サービスを導入する主なメリットは、以下の3つです。

・リソースをコア業務に集中できる
・コスト削減につながる
・顧客満足度の向上が見込める

前述したように、電話代行サービスは業務に無関係の電話を取り次がないようにできます。電話の一次対応をしてくれるため、ほかの業務や接客中に電話が鳴っても中断して電話に出る必要がありません。これにより、従業員のリソースをコア業務に集中できるため、生産性の向上が見込めます。企業では、電話対応のために新たな人材を雇うのは難しいケースもあるでしょう。人件費だけでなく、しっかりと電話対応できるまでには研修などにも時間や費用をかけることが必要です。

しかし、電話代行サービスを活用すれば人件費コストをかけることなく、すぐにプロのオペレーターに電話対応を任せることができます。業務時間中にもかかわらず、「人手不足で電話に出られない」「忙しくて電話対応が雑になっている」といったことはないでしょうか。電話代行サービスでは、複数のオペレーターの対応もできるため、電話を取りこぼすことはありません。丁寧な一次対応によって、「電話がつながらない」という顧客の不満が解消し、顧客満足度の向上が見込めます。営業につながる電話も逃さないため、売上アップの貢献も期待できるでしょう。

電話代行サービスを選ぶポイント

選ぶポイント

電話代行サービスを選ぶポイントは、事業者が提供するサービスの「サービスの品質」「価格」が自社に合っているかどうかです。事業者によってそれぞれに異なるため、導入前にしっかりと各サービスを比較したうえで選択することが業務の効率化につながります。ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

サービスの品質
電話代行サービスにおける「サービスの品質」とは、オペレーターの対応や共有方法の質などです。オペレーターは、会社へかかってくる電話を最初に対応する人間になります。顧客に会社の第一印象を与える重要な役割となるため、オペレーターの質は重要です。また、オペレーターが受けた電話内容は共有してもらえますが、その方法に柔軟性があることも大切となります。決まった時間の電話やメール報告だけの場合、自社の仕事内容によってはマッチしない可能性があるでしょう。ビジネスタイプによっては、タイムリーな電話内容の共有が必要です。さらに、担当者個人にだけでなく部署全体などに広く共有してもらいたいケースもあります。

そのため、電話やメールのほか、チャットツールやSNSなど、自社にとって使いやすく共有しやすい方法で柔軟に対応してくれる事業者を選ぶのがポイントです。

価格
料金は、事業者によって大きく異なるため、自社に合った内容の価格設定を選択する必要があります。一般的に発生する料金は、「初期費用」「月額基本料」「保証金」「コールオーバー料」「オプション費用」などです。初期費用や保証金は、契約時に発生する費用で保証金は契約違反や料金の未払いなどがなければ解約時に返金されます。月額基本料は、月の利用料金で、一般的にコール数によってプランが設けられている傾向です。

また、コールオーバー料とは、月の契約プラン以上の入電があった場合にかかる費用を指します。コールオーバーが発生すると予定外の費用が多くかかるため、月額プランを選ぶ際は自社のおおよその電話数を把握してから選択しましょう。さらに、オプション料は、休日や深夜の電話対応、営業時間外の音声案内発信、電話の転送やFAX送信サービス、データ入力業務などがあります。自社に必要なオプションがあるかも重要です。

品質で見たおすすめの電話代行サービス5選

ここでは、品質で見たおすすめ電話代行サービスを5つ紹介します。

セントラル・アイ
セントラル・アイは、官公庁との取引実績もあり、1万5,000社の企業への導入実績がある信頼性の高い老舗の電話代行サービスです。創業から50年以上の長きにわたり蓄積されたノウハウで、高品質なサービスを提供しています。ベンチャー企業から士業まで、さまざまな業種に対応していることも特徴です。また、BSIやISMSなどの情報セキュリティマネジメントシステムを認証取得しているため、安心して依頼できます。企業では、個人情報をはじめとした多くの情報を扱うため、なかには「電話業務を社外へ任せることに不安がある」という担当者もいるのではないでしょうか。

セントラル・アイでは、セキュリティポリシーの徹底のほか、オペレーターへ個人情報の取り扱いについての定期研修を実施しているため、安心して任せることができます。月の基本料金は、9,350円(税込み)からで、コール数と対応時間で細かく設定されています。

ビジネスアシスト
ビジネスアシストは、自社のワークフローに合わせてプランをデザインできる電話代行サービスです。電話代行サービスへ依頼したい内容は、企業によって異なりますが、ビジネスアシストの場合、事前ヒアリングで各企業の状況をしっかりと把握したうえでマニュアルを作成し、電話応対します。そのため、電話の一次対応で取り次ぐだけでなく、マニュアルのルールに基づいた自社が求める対応も可能です。報告は、メールやチャット、SNSなどのさまざまなツールに対応しているため、スムーズに共有できます。

基本プランの月額は、2万2,000円(税込み)からで、基本コール数は60コールです。また、士業向けのプランも用意されており、こちらは月額3万3,000円(税込み)からとなっています。オプションにより、商品サービスの受注や予約、専門的な商品説明、問い合わせ業務も任せることが可能です。

電話代行サービス株式会社
電話代行サービス株式会社は、高品質なオペレーターの提供により利用者から高い評価を受けている電話代行サービスです。ゼネラルリサーチ社のアンケート調査で、電話代行サービスの「サービス内容部門」においてNo.1(2020年1月調査時)を獲得しています。契約継続率が96.8%と高水準なため、品質の高いサービスを受けることが期待できるでしょう。高評価を受けている理由の一つが、電話代行サービス株式会社オリジナルカリキュラムによる研修と教育です。電話代行サービス株式会社は、オペレーターの教育に十分な時間をかけているため、さまざまな業務に対応できます。

スキルや知識だけでなく「気配り」や「心配り」を意識したコミュニケーション力を身につけることが、顧客からの高い評価につながっているのではないでしょうか。基本プランの秘書代行では、月額7,700円(税込み)からとなっています。業種に特化した多くのプランが用意されており、それぞれに価格設定は異なるのが特徴です。

株式会社ネットワーク
株式会社ネットワークは、クオリティの高いオペレーターによって高品質なサービスを提供しています。株式会社ネットワークは、すべてのオペレーターがプロの自覚をもった正社員です。マニュアル対応だけでなく、顧客の立場になった対応もできるため、顧客満足度の向上につなげられます。また、さまざまなケースに対応できるのも強みです。電話代行はもちろん、コールセンター受注代行やアウトバウンドコールにも対応しています。上手に活用すれば、自社の人材を増員することなく効率的に商品やサービスの周知や販促方法の幅を広げられるでしょう。

料金は、月額1万円(税込み)からです。土日や祝日の対応も含まれるコースがあるため、休日対応はオプション料金をかけずに利用できます。

CUBE電話代行センター
CUBE電話代行センターは、シンプルプランや英語対応プランなど、会社や個人の環境に合わせて依頼できるサービスです。例えば、シンプルプランは一人で仕事をしている個人事業主などに向いているサービスで、月の基本料1万1,000円(税込み)から利用できます。英語対応プランなら外国人の顧客対応もできるため、英語が話せる人材を新たに雇う必要もありません。また、オペレーター教育に力を入れ、高い電話対応スキルを身につけたオペレーターが多数在籍しているのも強みです。オペレーターは、1,020時間以上の社内外研修を受けているため、高品質の電話対応が期待できます。

オプションによりLINEやChatWorkなどのツールで報告が受けられるため、新たにシステムを導入しなくても利用可能です。スタンダードプランは、コール数100回で月額2万7,500円(税込み)~、英語対応プランはコール数30回で1万6,500円(税込み)~となっています。

価格で選ぶ電話代行サービス5選

ここでは、価格で選ぶ電話代行サービスを5つ紹介します。電話代行サービスの料金の差は、コール数やオプションなどによって異なるのが一般的です。しかし、独自の価格設定により格安で利用できるサービスがあるため、比較して自社に合った電話代行サービス選びに役立てましょう。

渋谷オフィス
渋谷オフィスは、フリーランスや起業家、小規模経営に向いている電話代行サービスです。創業から25年以上、1万2,000社超の豊富な対応実績があります。選ばれる理由は、起業したての人や小規模な事業所が利用しやすいプラン設定があるからです。まず、初期費用も保証金も一切かからないため、起業したてでお金をかけられない時期でもコストを抑えて導入できます。プラン内容も、事業規模によって選択しやすい価格設定が魅力です。

・スタートプラン:月額3,300円(税込み)で20コール
・エコノミープラン:月額5,500円(税込み)で40コール
・スタンダードプラン:月額9,900円(税込み)で100コール
・ビジネスプラン:月額1万6,500円(税込み)で150コール
・エグゼクティブプラン:月額2万7,500円(税込み)で250コール

規模によって幅広い選択肢があります。また、10日間の無料お試しもあるため、自社に合ったサービスかを確認したうえで導入の検討が可能です。

fondesk(フォンデスク)
fondeskは、シンプルな料金体系と使いやすさが特徴の電話代行サービスです。また、オンラインで5分程度の手続きで即日利用できるため、すぐに電話代行サービスを使いたい企業におすすめできます。サービス内容は、電話を転送することでオペレーターが電話対応を代行してくれるシンプルなものです。電話の内容は、チャットツールやSNSなどで報告してくれます。このように、シンプルなサービス内容でオプションもないため、価格も明確です。基本料金は、月額1万1,000円(税込み)で50コールまで対応してもらえて、51コール目以降は1コール220円(税込み)かかります。例えば、月間100コールあった場合は、基本料金と50コール×220円で2万2,000円です。

2万2,000円は、高めに感じるかもしれませんが、他社ではチャットツールやSNSでの報告をオプションとしているケースも少なくありません。fondeskは、オプション料金がないため、結果的に費用を抑えられるのです。14日間の無料トライアルがあるため、使いやすさを体験したうえで検討できます。

シンフォネット
シンフォネットは、女性のオペレーターだけが応対する「なごみ系の電話代行サービス」をうたう、ほのぼのとした電話応対が特徴の電話代行サービスです。電話代行サービスといえば、プロの丁寧でハキハキとした応対をイメージしないでしょうか。シンフォネットは、あえて実際の会社にいる一般的な事務員をイメージして応対するサービスです。電話をかけてきた顧客に対し、感じの良い温かさが手に届くサービスが心がけられています。価格も格安で、以下のように利用しやすくなっているのが特徴です。

・おてがる10コース:月額4,000円(税込み)で10コール
・おすすめ25コース:月額4,500円(税込み)で25コール
・ゆったり40コース:月額5,000円(税込み)で40コール

また、入会金や保証金、初期設定費用もかからないため、コストを抑えて導入できます。

インターコード
インターコードは、業界最安値をうたう電話代行サービスです。契約内容によっては、基本料金2,900円(税込み)の電話代行サービスが、月額980円(税込み)という1,000円を切る格安料金で利用できます。安いからといっても、決してサービス内容が他社に劣るわけではありません。インターコードでは、オペレーターへの教育研修に力を入れているサービスです。新人だけでなく、ベテランオペレーターに対しても定期的な研修を実施しているため、高い品質が保たれています。「格安電話代行プラン」は月額2,900円(税込み)で20コール、「スタンダードプラン」は月額6,800円(税込み)~で、コール数による価格設定です。

また、「電話代行お試しプラン」という4,800円(税込み)で100コールの格安プランもあります。電話代行サービスが月額980円で利用できるのは「格安電話代行プラン」と「WEBプラン」のセットプランの申し込み時です。

Jream(ジェイリーム)
Jreamは、月額基本料金がない電話代行サービスです。電話を取り次いだ回数だけ課金されるため、会社の規模によってはコストを抑えて利用できます。前章までに紹介してきたように、電話代行サービスを利用するときは「月額基本料金」が必要です。そのため、基本料金に含まれるコール数に達しなくても料金が返還されることはありません。しかし、Jreamであれば1本の取り次ぎ130円(税込み)で利用できます。実際に利用した分しか費用がかからないため、起業したてでコストをかけられない時期などにおすすめです。また、1日や1週間単位での利用もできるため、月額費用をかけずに外出時や出張時でも効率的に活用できます。

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