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電話代行のメリット

上記の不動産会社のように、電話代行を自社に合った方法で取り入れることで、様々なメリットを得ることができます。一般的に、電話代行を利用することでどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

#作業効率がアップする
作業中や商談中に電話がかかってくると、それまで集中していた内容から頭を切り替える必要があります。実際に電話で対応するのが数分程度だとしても、一旦途切れた集中を取り戻すのは容易ではありません。電話に割いた時間以上にロスが大きいと言えるでしょう。
電話代行を導入すれば、このような作業や商談の中断を大幅に減らすことができます。作業に使っていた集中力を途切れさせたり、商談相手を待たせたりすることなくコア業務を進められるため、電話応対をしていた時よりも作業効率は飛躍的にアップするでしょう。

#コスト削減につながる
電話代行を導入することで、コア業務に集中できるだけでなく、電話応対のために社員を雇う必要がありませんので、コスト削減につながる点も大きなメリットです。自社内にコールセンターを設置する場合、スペースや機材、オペレーターの教育など初期コストが大きくなりがちですが、電話代行はこれらの準備が不要で、教育されたオペレーターが丁寧な顧客対応を行いますので、安心できます。また、自社で雇ったオペレーターは欠員が生じたときにまた募集から採用、教育まで行わなければならないため、時間がかかりますが、電話代行ならば常にオペレーターが待機しているため、突発的な人員不足にもなりません。

#取引や顧客の獲得チャンスが増える
自社内で電話対応をしているだけでは、業務時間外に依頼や問い合わせがあったときに対応できません。同業種が複数存在する場合には、電話がつながらないからと諦めて、他のライバル会社にコンタクトを取る人も多いです。
電話代行は24時間、365日いつでも稼働していますので、夜間や休日など会社が休みの時にかかった電話も対応できます。潜在的な顧客を逃すことなく、常にビジネスチャンスをつかめる上、教育を受けたオペレーターが適切な対応をすることで、会社のイメージアップにもつながるでしょう。

#電話の内容を共有しやすい
電話代行が受けた電話の内容は、受付時間や電話をかけてきた相手、会話の内容などを記録して報告されます。そのため、社内で電話の内容を共有しやすく、伝達ミスもありません。仕事をしながら社員が電話を受けていると、忙しさにかまけて折り返しや担当者への報告を忘れることもありますが、電話代行では受電記録をデータ化して確認しやすい内容にしていますので、リスク管理にもつながります。

電話代行を利用するときのポイント

電話代行サービスは、従業員を雇っていない個人事業者やフリーランス、慢性的な人手不足に悩まされている中小企業、かかってくる電話の件数が多い大企業と様々な規模、業種に利用されています。本来予定に入っていなかった電話の応対を外部に委託することで、コア業務を効率よく進められるというメリットはありますが、実際に導入するときには自社の規模や要望、予算に合わせた内容で契約しましょう。こちらでは、電話代行を利用する前に確認しておきたいポイントについて見ていきます。

#セキュリティがしっかりしているか
電話代行を利用する場合、企業の内情や商品、サービスに関する情報、顧客のデータなどの機密情報が代行会社にも渡ってしまいます。そのため、委託予定の会社で個人情報の取得に関する規約を設けているか、通信機器や受電内容のデータなどのセキュリティ対策をしっかり行っているか、外部に情報を漏らさないように社員教育を徹底しているのかを確認してから契約しなければなりません。電話代行の会社は数が多く、遠方からでも申し込むことができるため、業者選びで迷うこともあるでしょう。まずは、代行会社のホームページなどで個人情報の取り扱いやセキュリティ対策について書かれているのかをチェックしたり、利用者の評価を調べたりしましょう。

#料金とサービス内容が自社に合っているか
電話代行はクライアントの窓口として電話を受ける業務が中心ですが、そのサービス内容は多岐にわたっています。例えば、専門性の高い分野に特化したオペレーターが在籍し、対応可能な範囲ならば電話代行会社で応対を行ったり、一般的な応答ではなく、クライアントの指示に従った対応を行う電話代行会社も少なくありません。また、かかってきた電話の報告をデータベース化して社内でリアルタイムに共有できるようにしたり、事前に代行会社に依頼しておくことで、普段とは異なる電話応対をしたりするようなサービスもあります。

全ての電話を折り返しにするのでは、結果的に電話に手を取られて作業効率が向上するとは言えません。しかし、きめ細かいサービスを受ける場合には料金は高額になります。自社が何のために、どういったサービスを必要としているのかを見極めて、それぞれの会社に合った内容の依頼をしましょう。

#自社が希望するサービスを提供できるか
電話代行を依頼する場合は、自社が対応している状況よりも高いパフォーマンスを発揮できる代行会社を選ばなければなりません。オペレーターの対応品質はもちろん、夜間や休日の電話代行は依頼できるか、一度に受電可能な回線数はいくつかなど、依頼する予定のサービスに対応できる業者なのかを事前に確認してから申し込みましょう。

電話代行の申し込み方法

このように、電話代行サービスを利用することで様々なメリットが得られます。もちろん、業種や企業の規模、会社が必要とする代行サービスの内容によって、どのような代行サービスが向いているのかは異なってきますので、業者選びは慎重に行いましょう。申し込み方法は代行会社によって若干異なりますが、一般的にはホームページのフォームや電話で問い合わせを行います。

サービス内容や料金体系などについて相談し、自社の希望に合わせたプランを作成します。初期費用や月額料金の計算方法、最低利用期間など気になる点があればこの時点できちんと確認しておきましょう。契約内容がまとまったら正式に申し込みを行い、本人確認書類の提出や支払いなどを終えれば代行サービスが開始するという流れです。予定通りに導入するためにも、委託先探しや申し込みは早めに行いましょう。