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日本進出時の成功ポイントの一つとなる電話代行サービス

海外から日本へ参入する企業には、クリアしなければならないさまざまな問題があります。その一つが、消費者や取引先への対応です。この対応を間違えれば、日本での成功はみえてはきません。消費者や取引先へ適切に対応するための方法の一つに、電話代行サービスの利用があります。ここでは、日本進出時の成功ポイントの一つとなりうる電話代行サービスの概要を説明しましょう。

＃電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、企業や店舗への問い合わせや注文などへの対応を、自社の従業員に代わり外部の業者が行うサービスです。基本的な問い合わせや簡単な注文であれば、電話代行サービスを提供する業者が対応します。代行業者での対応が難しい場合には、企業や店舗の担当者等に転送が可能です。どのような内容の問い合わせや注文があったのかの確認もできるため、そうした問い合わせ等を事業の改善や商品の受注・契約へと活かせます。通常、企業や店舗で直接受けている電話やメールに、外部の専門業者が丁寧に対応するサービスととらえておくとよいでしょう。

＃業界や業態などにかかわらず利用可能
電話やメールでの問い合わせを一切受けない企業や店舗はほとんどないでしょう。海外から日本へ参入する企業でも、日本国内からの問い合わせは避けられません。電話代行サービスは業界や業態などにかかわらず利用できるため、日本にはまだあまり根付いていない分野の企業でも多くのメリットを得られます。企業や店舗の規模や営業時間帯なども関係なく利用可能です。中国や韓国、台湾からの日本進出時はもちろん、ヨーロッパやアメリカからの参入時でも、日本で事業展開するのであれば電話代行サービスの利用を検討する価値があります。

日本参入時に電話代行サービスを利用するメリット

海外から日本へ参入する企業で、当初から電話代行サービスの利用を本格的に検討する企業は多くはないでしょう。しかし、早めの導入により、リスクを減らすなどさまざまなメリットが得られます。ここでは、海外の企業や店舗が日本参入の際に電話代行サービスを利用すると得られるメリットを解説します。

＃経費の削減へとつながる
電話代行サービスの利用により、経費の削減効果が期待できます。経費が削減できる理由については、あとで詳しく解説します。適切な選択と利用で毎月の経費を抑える効果が得られると認識しておきましょう。

＃適切な日本語とマナーで対応できる
日本には独自の文化があり、日本人はそれを非常に重要視します。特に、企業や店舗の顧客への対応に関しては、世界的にみても厳しい目を持っているといえるでしょう。海外では当たり前の対応でも、日本では通用しないことが多々あります。海外の感覚で日本進出を果たし、そのまま顧客対応などをすれば日本人に受け入れられず、売上や業績をあげる機会を失いかねません。そのようなリスクを減らすためにも、電話代行サービスの利用が重要です。

代行業者で実際に問い合わせ等に応じるのは、電話対応のプロです。正しい日本語と適切なマナーで対応するので、顧客などに不快な思いをさせてしまう事態を防止できます。特に、自社の従業員が外国人中心の企業においては、電話代行サービス利用のメリットが大きくなるでしょう。

＃顧客や取引先の取りこぼしを防げる
大規模な企業でもない限り、電話対応を専門とした従業員の配置を日本参入時に行うのは困難です。また、顧客からの問い合わせや注文が営業時間内にあるとも限りません。従業員数が少なければ、営業中や休憩中、他の人への対応中の問い合わせ等に適切に対応できないでしょう。そのような際でも、外部の委託業者が自社の代わりに顧客へと対応してくれるのが電話代行サービス利用のメリットです。一本の電話が事業の拡大や売上の向上に大きな影響を与えるケースは多々あります。特に、日本進出を果たした直後では、一件の問い合わせや注文もおろそかにはできません。そのような取りこぼしを、電話代行サービスは防いでくれます。

＃本来の業務に専念できる
営業中であっても、自社内で事務作業をしていたり商品を製造していたりする最中に、電話がかかってくるケースも考えられます。自社ですべての問い合わせに対応していると、その都度、業務の手を止めなければいけません。本来の業務が思うようにすすまず、あるいは、集中力を欠いてしまう人も出てくる可能性があります。電話代行サービスを利用していれば、本来の業務への専念が可能です。また、重要な商談中に電話がかかってきて、そのたびに商談相手を待たせるなどといった失礼な行為も防げます。日本へと進出したばかりで、従業員数がまだ少ない状態の企業であるほど、電話代行サービスの恩恵を得られるでしょう。