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事務員採用が難しい企業へ！新年度は雇用より「代行」が安い
「新年度に向けて事務員を採用したかったのに、結局人が集まらなかった…」と頭を抱えていませんか？
深刻な人手不足が続く今、中小企業が事務員を採用するのは年々難しくなっており、採用活動が長期化して求人費ばかりがかさむケースも少なくありません。
しかし、無理に高いコストを払い続けてまで「自社雇用」にこだわる必要はありません。
本記事では、採用活動に潜む「見えないコスト」を明らかにし、事務員を雇うより大幅にコストを抑えつつ、即戦力となり得る「代行サービス」について徹底解説します。
終わりの見えない採用難から抜け出し、現場の負担を即座に減らす新しい選択肢をご検討ください。
「事務員の採用が難しい」と嘆く前に知るべき、採用活動の恐ろしい落とし穴
この章では、求人費用や教育コストに潜む「見えない落とし穴」をみていきます。
- 掛け捨てになる「求人広告費」と「面接・選考の時間的コスト」
- やっと採用できても、教育の手間と「すぐ辞めるリスク（ミスマッチ）」が付きまとう
各ポイントについて、それぞれ詳しく紹介します。
掛け捨てになる「求人広告費」と「面接・選考の時間的コスト」
求人広告費という直接的な出費に加えて、採用には「見えない人件費（＝面接や選考に奪われる社員の時間・労力）」という負担が生じます。大手求人サイトでは掲載料30万～100万円かかるケースも珍しくありません。
【採用にかかるコスト】
| 費用項目 | 平均支出額 | 備考 |
| 求人広告掲載費 | 30～100万円 | 主要媒体での3～4週間掲載 |
| 面接・選考の時間コスト | 約8万円 | 面接官が拘束される約20時間分を人件費に換算 |
| 社内調整・採用事務 | 約10万円 | 応募者対応、書類選考、日程調整など |
| 【合計】 | 約48万～118万円 |
これだけの費用と時間をかけても、採用ゼロで終われば投資がすべて掛け捨てになります。
やっと採用できても、教育の手間と「すぐ辞めるリスク（ミスマッチ）」が付きまとう
事務員を無事に採用できても、次の課題「教育負担」と「早期離職リスク」が待ち受けているのが実情です。
厚生労働省の調査によると、就職後3年以内の離職率は大卒で33.8％、高卒で37.9％にのぼります。退職理由の上位には「人間関係」や「労働環境への不満」があり、事務職では電話対応などの精神的負担が早期離職の引き金となります。
【採用後に発生しやすい教育・離職コスト】
| 費用項目 | 期間・平均コスト |
| 初期教育・OJT期間 | 約1ヶ月～ |
| 教育担当者の人件費 | 20万～35万円 |
| 離職による再募集費用 | 再度50万～120万円 |
時間をかけて育てようと計画しても、数ヶ月で辞められれば採用費も教育コストも回収できません。
【徹底比較】事務員を「採用する」vs「代行（外注）する」
事務員採用が難しい今、採用を続けるより、代行へ切り替えた方が合理的な場面も増えています。ここでは、自社採用と代行サービスをコスト・安定性・即戦力の3点で比較します。
- なぜ代行サービスの方が「安い」のか？
- なぜ代行サービスの方が「確実」なのか？
- なぜ代行サービスの方が「即戦力」なのか？
各ポイントについて、それぞれ詳しく紹介します。
なぜ代行サービスの方が「安い」のか？
代行サービスがコストを大きく抑えられる主な理由は、「隠れ人件費」や「固定費」をゼロにできる点です。
自社採用では、給与以外にも社会保険料、採用費、PCやオフィス家賃など多岐にわたる費用が発生します。事務員1名あたりの年間コストを比較すると、差が生じます。
【比較表】事務員1名あたりの年間コスト比較
| コスト項目 | 自社採用 | 代行サービス |
| 従業員人件費 | 約450万～550万円 | （サービス料金に含む） |
| 求人広告・採用活動 | 約40万円 | 不要 |
| PC・備品・席スペース | 約30～40万円 | 不要 |
事務員の業務の多くを占める「電話対応」などの定型業務を代行サービスに切り出すだけでも、フルタイムの事務員を新たに雇う必要がなくなり、「固定費」を利用量に応じた「変動費」へと抑えることが可能です。
なぜ代行サービスの方が「確実」なのか？
代行サービスは特定の担当者に依存しないため、属人化による「業務停止リスク」がありません。
自社で事務員を抱える場合、もっとも重大なのは「急な欠勤」や「突然の退職」によって現場が麻痺することです。特に「受電対応」などは、担当者が不在の瞬間に顧客からの問い合わせや重要な商機を取りこぼすリスク（機会損失）に直結します。
一方、代行サービスは法人契約のため、稼働体制を安定させやすい点が大きな強みです。複数人のプロスタッフがチームで対応するため、「担当者が休んで電話に出られない」「業務がストップする」といった事態を確実に防ぐことができます。
なぜ代行サービスの方が「即戦力」なのか？
事務員を新たに採用すると、業務を覚えて戦力化するまでに約1～3ヶ月かかります。会社の顔となる「電話対応」などは、正しい言葉遣いやクレーム対応などの教育にも手がかかり、その間は先輩社員の業務も滞ってしまいます。
一方、代行サービスは、すでに高度な対応スキルを身につけた教育済みのスタッフが対応するため、初日から業務を回しやすい点が強みです。
【比較表】戦力化までのスピードと対応品質の比較
| 比較項目 | 自社採用 | 代行サービス |
| 教育期間 | 約1～3ヶ月 | 不要（即稼働） |
| 品質安定度 | 担当者依存 | マニュアル標準化 |
| 対応スピード | 新人は遅い | 初日から安定 |
教育負担を増やさず、安定した品質で早く稼働できる点は、中小企業にとって大きな利点です。
「でも、うちの業務は特殊だから…」は勘違い！代行で劇的に楽になる業務
「うちの業務は外部には任せられない」と感じる企業も少なくありません。しかし冷静に業務を分解してみると、本当に「社内の人間」でなければ対応できないコア業務は一部であり、「一次対応」や「定型作業」はプロに切り出しやすい領域です。
本章では、特に事務員の負担を減らしやすい2つの業務について解説します。
- 事務員の退職理由No.1「電話対応」を外部委託する（電話代行のメリット）
- ルーティン化しやすい「データ入力・請求書発行」を切り出す
この2つを見直すだけでも、現場の負担は大きく変わります。
事務員の退職理由No.1「電話対応」を丸投げする（電話代行のメリット）
電話代行を導入する直接的なメリットは、毎日1～2時間も取られていた「通話時間」を削減できることです。また「電話で途切れる集中を守り、社員が本来のコア業務に向き合える環境をつくれる」点も大きな特長です。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究では、作業中断後に深い集中へ戻るまで平均23分15秒かかるとされています。数分の電話でも、1日に何度も入れば生産性は大きく下がります。
さらに、電話やクレームの一次対応は精神的負担も大きく、事務職の離職要因にもなりやすい業務です。電話代行サービスへ切り替えて「会社の顔」としての受付から解放されれば、以下のように心理的負担の軽減も期待できます。
【比較表】電話対応を「自社で抱える」vs「代行する」
| 比較項目 | 従来の事務員採用（自社対応） | 電話代行サービス（外注） |
| 代表電話の対応時間 | 1日約2時間＋集中回復ロス | 0時間 |
| 応対品質 | 担当者に左右される | 高水準で安定 |
| 採用失敗・すぐ辞めた時の大きな負担 | あり | なし |
| 新人教育・対人関係上の心理的負担 | あり | なし |
電話代行はコスト削減だけでなく、既存社員の負担軽減と離職防止にもつながる有力な手段です。
ルーティン化しやすい「データ入力・請求書発行」を切り出す
電話対応だけでなく、システムへのデータ入力や定型的な書類作成などのルーティン業務も、代行と非常に相性がよい領域です。
例えば「顧客からの問い合わせ内容のデータ入力」や「決まったフォーマットへの転記」などは、社内で時間をかけて行うよりも、アウトソーシングしたほうが、より正確に処理できます。
【比較表】データ入力・定型業務の自社対応 vs 代行サービス活用
| 業務種別 | 自社対応の課題（リスク） | 代行サービスのメリット |
| 顧客データ・問い合わせ履歴の入力 | 電話の合間にやるため、ミスや漏れが多い | 受電とセットで、正確かつ即座にシステム反映 |
| 定型フォームや書類の作成・転記 | 単純作業に、高い人件費と時間が奪われる | 丸投げでき、社員は本来のコア業務に集中できる |
まずは「誰が担当しても同じ結果になりやすい定型業務」からプロに任せることで、高額なコストをかけて事務員を新たに採用しなくても、現場は十分に回るようになります。
新年度からでも遅くない！代行サービス導入を成功させる3ステップ
代行サービスの導入で大切なのは、ただ任せるのではなく、任せ方を整える視点です。進め方は、次の3ステップで考えるとスムーズです。
- 社内の「誰でもできる業務」と「社員がやるべき業務」を仕分けする
- 業務フローをシンプルに整理する
- 自社の課題に合った代行サービス（電話代行、オンライン秘書など）を選ぶ
この順で進めれば、引き継ぎの負担を抑えながら、現場に合う代行体制を整えやすくなります。
1. 社内の「誰でもできる業務」と「社員がやるべき業務」を仕分けする
代行導入の第一歩は、現在の業務を「外に出せるもの」と「社内に残すもの」に仕分けることです。
BPO（外部委託）に関するある調査では、代行を導入していない企業の多くが「業務の切り分け方がわからない」ことを最大のハードルに挙げています。
しかし、決して難しく考える必要はありません。基準はとてもシンプルで、「社員の集中を奪いがちな業務（＝電話の一次受付など）」と「社員の判断が必要な業務（＝クレームの最終対応など）」の2つに分けるだけで十分です。
【業務の仕分けと外注可否の目安】
| 分類区分 | 外注（代行）の可否 | 理由・得られる効果 |
| 入力・一次受付業務 （電話の受付、定型フォーム入力など） |
◎（丸投げしやすい） | プロに任せることで、ミスや対応の取りこぼしが激減します |
| 確認・判断業務 （イレギュラーな割引承認、顧客折衝など） |
×（社内で担うべき業務） | ここだけ自社に残せば、新たな事務員を採用せずとも既存社員で十分に回ります |
代行は単なる人減らしではなく、社員がコア業務に集中するための「リソース整理」と捉えましょう。
参考：PR TIMES｜BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）に関する実態調査
2. 業務フローをシンプルに整理する
仕分け後は、外部へスムーズに引き継ぐための準備をします。「マニュアルを作るのが面倒…」と思われがちですが、大掛かりなシステムは不要です。
例えば「電話代行」であれば、「代表電話を転送設定する」「よくある質問（FAQ）と担当者一覧をスプレッドシート等で共有する」だけで、最短数日で導入が完了します。
【業務フロー整理のポイント】
- 連絡手段の統一：受電内容の報告をメール、Chatwork、LINE WORKSなど、自社が使いやすいツールに指定する
- 判断基準の共有：「この件は営業の〇〇宛」「クレームは折り返し」など、シンプルな振り分けルールを決める
手順を可視化し属人性を排除すれば、「うちの業務は複雑だから出せない」という思い込みはなくなります。
3. 自社の課題に合った代行サービス（電話代行、オンライン秘書など）を選ぶ
最後に、自社の課題に最適なサービスを選択します。代行には大きく「特化型」と「総合型」がありますが、中小企業が最初に導入すべきは、もっとも費用対効果が高く、即効性のある「電話代行（特化型）」です。
オンライン秘書は幅広い業務に対応できる分、月額費用が高額になりやすく、導入のハードルが上がります。まずは現場の負担が一番大きい「電話」を切り出すのが有効な進め方です。
【代表的な代行サービスの種類と特徴】
| 自社の課題 | 最適なサービス形態 | メリット・特徴 |
| 電話が多く集中できない | 電話代行（推奨） | 圧倒的な低コスト、柔軟な受付体制、即戦力 |
| 事務全般がパンク気味 | オンライン秘書 | 対応範囲は広いが、コストが高額になりやすい |
| 経理や給与計算が重い | BPO（特化型） | 専門知識が豊富だが、導入までの準備に時間がかかる |
「まずは一番重い課題（電話対応）から解決する」という視点で選ぶことで、コストパフォーマンスは最大化され、新年度からのスムーズな体制構築が実現します。
まとめ
事務員の採用難は、有効求人倍率の上昇により今後も避けられない課題です。無理な採用は高額な広告費や教育費、離職リスクという負のループを招きます。
一方で「電話代行サービス」を活用すれば、重い固定費を変動費へと変え、採用の手間なく即戦力による安定した業務品質が手に入ります。「アフターコールナビ」なら、電話対応やデータ処理などを「安く・確実に・即戦力」で回す体制を最短で構築可能です。
まずは社内の定型業務を切り出してみませんか。2026年度は「採用」から「代行」へと視点を切り替え、経営の安定化と大幅なコストダウンを実現しましょう。
【Q＆A】
- 専門用語が多い業務でも、外部の人に対応してもらえますか？
可能です。代行スタッフは業界別マニュアルと教育制度で専門用語にも対応しています。
電話代行会社「アフターコールナビ」では、不動産・医療・士業などの専門業界別トークスクリプトを用意し、用語辞典・FAQを共有する仕組みがあります。
- 新年度ですでに現場が回っていません。導入までにどれくらい時間がかかりますか？
電話代行・事務代行は最短10営業日で稼働可能です。また、初月は無料ですので、まずはお試しください。ご納得いただけない場合、初月での解約であれば料金はかかりません（コールオーバー分は有料）。
