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決算前の売上増！コア業務に集中し営業担当者の電話対応をなくす方法
9月末の決算に向けて売上を伸ばしたいのに、「営業担当者が電話番に追われて商談に集中できない」とお悩みではないでしょうか。
結論から言えば、短期間で売上を最大化するには、電話対応を手放し、利益を生む「コア業務」に営業担当者を100％集中させることが最短ルートです。
本記事では、コア業務とノンコア業務の違い、営業担当者の電話対応が奪う「3つの見えないコスト」、そして電話代行サービスのメリットを解説します。ノンコア業務を切り離す重要性を理解し、営業が売上づくりに専念できる環境を整えましょう。
そもそも「コア業務」とは？ノンコア業務との2つの決定的な違い
「コア業務に集中しよう」と言われても、どこまでがコア業務で、何がノンコア業務なのか線引きが曖昧なままでは、手放すべき仕事は見えてきません。以下では、両者の違いを解説します。
- 利益を直接生み出す「コア業務」の定義
- 企業成長の妨げになりがちな「ノンコア業務」の実態
この2つの軸で、自社の営業担当者が日々こなしている業務を整理してみましょう。
1.利益を直接生み出す「コア業務」の定義
コア業務とは、自社の売上や利益に直接結びつき、他社との差別化の源泉となる業務のことです。
営業部門であれば、新規顧客との商談、既存顧客への追加提案、見積もりからクロージングまでの交渉、売上目標を達成するための戦略立案などが該当します。
これらの業務には、顧客の課題を読み取る洞察力や、信頼関係を築くコミュニケーション力など、経験に裏打ちされたスキルが欠かせません。つまり「担当者の専門性が求められる」代えの利かない仕事です。
特に9月末のような決算前の時期は、優秀な営業担当者がコア業務にどれだけ多くの時間を投じられるかが、そのまま最終的な業績を左右します。コア業務への集中こそが、目標達成への最短ルートです。
2.企業成長の妨げになりがちな「ノンコア業務」の実態
一方でノンコア業務とは、事業運営に欠かせないものの、直接的な利益は生まない定型業務やサポート業務を指します。代表的なのは、電話対応、データ入力、書類作成、経費精算などです。手順をマニュアル化しやすく、誰が担当しても成果が大きく変わらない特徴があります。
ところが人手不足の中小企業では、この業務を営業担当者が兼務しがちです。日本商工会議所・東京商工会議所が2024年7月に実施した調査では、中小企業の63.0％が人手が「不足している」と回答しました。つまり、事務や電話の専任者を置ける会社のほうが少なく、現場を動かせる営業担当者に雑務が集まってしまいます。
特に、厄介なのが電話対応です。いつ鳴るか読めないため、予定を立てて片づけられません。突発的な電話に追われるほど売上をつくる時間は削られ、それが企業成長の妨げになっていきます。
営業担当者の電話対応が引き起こす3つの見えないコスト
「電話を1件受ける程度であれば、大きな負担ではない」と考えていないでしょうか。しかし営業担当者が電話番を兼ねることで、会社は目に見えにくい大きなコストを払い続けています。以下では、決算前の売上に直結する3つの見えないコストを解説します。
- 集中力の途切れ（スイッチングコスト）
- 商談中や外出中の受電漏れ
- 営業活動（提案・テレアポ）に充てるべき時間の圧迫
どれか1つでも心当たりがあれば、電話対応の体制を見直すタイミングです。
1.集中力の途切れ（スイッチングコスト）
1つ目は、電話の着信によって集中が強制的に断ち切られる「スイッチングコスト」です。提案書の作成や商談準備など、深い思考が必要な作業の最中に電話が鳴ると、手は止まり、頭は電話の用件に切り替わります。
カリフォルニア大学アーバイン校のグロリア・マーク教授は、職場での観察調査をもとに、中断された作業に戻るまで平均で約23分かかると述べています。同教授らの実験では、中断を受けた人は作業ペースを上げて埋め合わせる一方で、ストレスや時間的なプレッシャーが高まることも示されました。
1日にたった数本の電話でも、失われる生産的な時間は積み重なります。1分1秒を争う決算前こそ、この損失は見過ごせません。
2.商談中や外出中の受電漏れ
2つ目は、商談中や外出中など「電話に出られないタイミング」で起きる機会損失です。営業担当者が顧客先を回っている間、オフィスへの着信に対応できていない状況になっていないでしょうか。
新規の問い合わせや、検討が進んだ見込み客からの連絡を取りこぼすことは、決算期の目標達成にとって大きな痛手です。広告や展示会に費用をかけて集めた見込み客も、最初の電話がつながらなければ、競合他社へ問い合わせてしまうかもしれません。
少人数の営業チームが電話対応を内製している限り、全員が外出する時間帯の取りこぼしリスクは常に付きまといます。
3.営業活動（提案・テレアポ）に充てるべき時間の圧迫
3つ目は、電話対応そのものに時間を割かれる「営業活動に充てる時間の圧迫」と、それにともなう現場の疲弊です。営業担当者の本来の役割は、顧客と対話し、価値を提案して売上をつくることです。
ところが、代表電話にかかってくる営業電話や道案内、担当外の問い合わせにその都度対応していると、テレアポや提案に使うべき時間はどんどん削られていきます。後回しにした事務処理が就業時間後にずれ込み、残業が増える要因にもなります。
また「なぜ自分がこのような付随業務を」という不満が積み重なれば、モチベーションは下がりかねません。優秀な人材ほど、力を発揮できない環境に見切りをつけ、離職につながるリスクも高まるでしょう。
コア業務に集中する最短ルート！電話代行サービスの3つのメリット
3つの見えないコストをまとめて解消できるのが、電話代行サービスです。電話代行とは、自社にかかってきた電話を専門のオペレーターが自社名を名乗って、用件を担当者に報告するサービスのことです。
以下では、導入によって得られる3つのメリットを紹介します。
- コア業務（商談・クロージング）に専念できる環境構築
- 受電漏れ「ゼロ」を目指せる
- オペレーター対応による企業のブランドイメージ向上
社内の体制を大きく変えずに始められるため、決算直前のタイミングでも取り入れやすいでしょう。
1.コア業務（商談・クロージング）に専念できる環境構築
最大のメリットは、営業担当者が商談やクロージングといったコア業務に専念できる環境が整うことです。
オフィスにかかってくる電話はオペレーターが一次対応するため、提案書の作成中や商談準備中に手を止められることがありません。用件の報告が届くので、自分のタイミングでまとめて確認し、優先度の高い案件から折り返せます。
中断のない時間をまとめて確保できれば、1件あたりの提案の質も、1日にこなせる商談の数も上がります。決算前の限られた時間を、そのまま「利益を生む活動」に振り向けられるでしょう。
2.受電漏れ「ゼロ」を目指せる
電話代行を導入すれば、営業担当者が全員外出していても、オペレーターが電話に応答し、用件を記録してくれます。「誰も電話に出られない」時間帯をなくし、受電漏れを限りなくゼロに近づけることが可能です。
受けた電話の内容は、メールなどで速やかに担当者へ共有されます。新規顧客からの問い合わせや既存顧客からの急ぎの連絡も、外出先で内容を確認し、必要なものから折り返せばよいのです。報告を一覧で見られるため折り返しの優先順位もつけやすく、対応スピードそのものが上がります。
「電話がつながらない」という理由で顧客が競合に流れるのを防げることは、1件の商談が売上目標の達成を左右する決算前にこそ、大きな意味を持ちます。
3.オペレーター対応による企業のブランドイメージ向上
電話対応は、顧客が最初に触れる「企業の顔」です。しかし、移動中の営業担当者が慌てて電話に出たり、忙しさから素っ気ない対応になったりすると、相手に不安や不信感を与えかねません。
電話代行サービスでは、応対の研修を受けたオペレーターが、自社名を名乗り、丁寧で均一な電話応対を行います。落ち着いた言葉遣いで用件を正確に聞き取ってもらえるため、顧客は「きちんとした会社だ」という印象を持ちやすくなります。
また最初の電話で好印象を持ってもらえれば、その後の商談もスムーズに進みやすくなります。電話対応の品質を安定させることは、営業成果を下支えする投資でもあるのです。
アフターコールナビの電話代行が「コア業務への集中」に最適な2つの理由
電話代行サービスは数多くありますが、「営業担当者をコア業務に集中させたい」企業におすすめしたいのが、アフターコールナビです。24時間365日の電話受付に対応し、年末年始・お盆・祝日も追加費用なしで利用できます。
ここでは、決算前の営業組織にこそアフターコールナビが適している2つの理由を紹介します。
- 理不尽なクレームもプロが対応！社員のストレスを激減させる高品質な対応力
- 初月無料・1ヶ月単位で始められる！決算前の繁忙期にも導入しやすい機動力
以下で詳しく紹介します。
1.理不尽なクレームもプロが対応！社員のストレスを激減させる高品質な対応力
アフターコールナビの強みは、単なる伝言係にとどまらない応対力です。オペレーター教育では、営業につながる電話応対の実践や、クレーム対応のテクニック習得とトレーニングに力を入れています。
さらに、クレーム電話の受付に特化した「クレームプラン」も用意されています。社内にかかってきたクレーム電話を専用窓口へ誘導する運用もできるため、理不尽な要求やカスタマーハラスメントに近い電話を、営業担当者が直接受け止める必要はありません。
心ない言葉で疲弊する場面が減り、心理的な負担が軽くなれば、営業担当者は前向きな気持ちのまま、商談というコア業務に全力で向き合えるようになるでしょう。
2.初月無料・1ヶ月単位で始められる！決算前の繁忙期にも導入しやすい機動力
「今すぐ電話対応を委ねて、営業に専念させたい」という企業にとって、導入のハードルが低いこともアフターコールナビの魅力です。
通常プランは最短10営業日で利用を開始でき、初月は無料です。契約は1ヶ月ごとの自動更新のため、長期契約に縛られず、決算前の繁忙期からでも導入できます。料金は、9時〜19時対応のスタートプランなら月額8,250円（税込）からです。受電件数に合わせてコースを選べるため、予算に限りのある中小企業でも無理なく始められます。
また、同じ会社であれば、本社や営業所、スタッフの携帯電話からの転送も可能です。外出の多い営業担当者の携帯電話にかかってくる電話もまとめて任せられるので、営業部隊全体を電話対応から解放できます。
▼営業担当者を電話番から解放し、決算前のラストスパートに集中させるなら
電話代行・秘書代行のアフターコールナビ（公式サイト）
まとめ
決算期の売上目標を達成するために、営業担当者の貴重な時間を電話対応に割いている余裕はありません。コア業務とノンコア業務を切り分け、電話対応を電話代行サービスに任せることが、営業組織の生産性を最大化する近道です。
初月無料で始められる「アフターコールナビ」なら、営業担当者が商談に集中できる環境を、決算前のこのタイミングからスピーディーに整えられます。まずは公式サイトから資料請求・お問い合わせを行い、ノンコア業務を手放すことで得られる成果をご確認ください。
【Q＆A】
- 受電した内容はどのように報告されますか？外出中だと対応が遅れないか心配です。
アフターコールナビでは、受電内容をメール・ショートメール（SMS）・WEB管理画面（AFクラウド）で確認できます。
受電後の報告は5分以内を目標としているため、外出中や商談の合間でもスマートフォンからすぐに用件を把握できます。緊急度の高い案件だけを選んで折り返すといった、無駄のない営業対応が可能です。
- かかってくる電話の半分以上が営業電話なのですが、その都度対応費用がかかるのでしょうか？
1件ごとの都度払いではないため、営業電話が多くても料金がそのまま膨らむわけではありません。アフターコールナビの料金は、月間の受電件数に応じてコースを選ぶ仕組みです。例えばスタートプランの「コール30」なら月30件まで月額4,950円（税込）で、超えた分だけ1件198円（税込）が加算されます。
ただし、営業電話も受電件数に含まれるのが一般的です。自社にかかってくる電話の本数を把握したうえで、余裕のあるコースを選ぶか、営業電話の扱いを申し込み前に相談しておくとよいでしょう。
